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S a a r l ä n d i s c h e V e r w a l t u n g ss c h u l e F o r t b i l d u n g s p r o g r a m m 2 0 1 7SaarländischeV e r w a l t u n g ss c h u l eSaarländische VerwaltungsschuleKonrad-Zuse-Straße 566115 Saarbrücken-Burbach (Saarterrassen)Telefon: 06 81 - 9 26 82 0Telefax: 06 81 - 9 26 82 26Internet: www.verwaltungsschule-saar.deE-mail: [email protected] 2000Saarländische VerwaltungsschuleKonrad-Zuse-Straße 566115 Saarbrücken-Burbach (Saarterrassen)Telefon: 06 81 - 9 26 82 0Telefax: 06 81 - 9 26 82 26Internet: www.verwaltungsschule-saar.deE-mail: [email protected]
PowerPoint 2000SVSEinführungInhaltsverzeichnisVorbemerkungen . 6Tasten-Bezeichnungen . 6Programm PowerPoint . 7PowerPoint starten . 7Der AutoInhalt-Assistent . 8Der Befehlsaufruf . 12Die Menüleiste . 12Systemmenüs . 14Kontextmenüs. 15Tasten (Shortcuts) . 15Symbole . 15Wechsel zu anderen Programmen . 19PowerPoint-Symbol in der Taskleiste . 19PowerPoint beenden . 20Die erste Präsentation . 21Die Ansichten. 21In der Präsentation bewegen . 23Präsentationslayout . 23Übung . 24Folienlayout . 24Dateien . 26Ordner . 26Die Befehle Speichern und Speichern unter . 28In einem anderen Dateityp speichern . 29Datei schließen . 30Datei öffnen (laden) . 30Eine neue Präsentation . 31Zusammenfassung Dateien und Beenden . 33Hilfe. 34Das Hilfefenster . 34Surfen in der Hilfe . 35Blättern in der Hilfe . 35Der Antwort-Assistent . 36Hilfe-Index . 36Der Office-Assistent. 37Kontextabhängige Hilfe. 38Objekte bearbeiten . 40Einfügemodus . 40Änderungen rückgängig machen. 40Wiederholen . 41Text markieren . 41Löschen . 42Kontextmenüs . 43Ausschneiden . 43Zwischenablage . 43Saarländische VerwaltungsschuleSeite 3
PowerPoint 2000SVSEinführungKopieren . 44Objekt aus der Zwischenablage einfügen . 44Sammeln und Einfügen . 45Drag & Drop . 45Objekt kopieren zwischen zwei Dateien . 46Gliederungs-Datei importieren. 46Suchen und Ersetzen . 46Die Rechtschreibprüfung . 47Zusammenfassung Objekte bearbeiten . 49Bildschirmpräsentation . 51Bildschirmpräsentation einrichten . 51Interaktive Schaltflächen . 54Übung . 55Benutzerdefinierte Animation. 55Zielgruppenorientierte Präsentationen. 56Übung . 56Die Reihenfolge der Folien ändern . 56Den Folienmaster ändern . 59Text formatieren . 59Markierung . 60Zeichen-Formate . 61Den Seitentitel ändern . 63Den Hintergrund einstellen . 63Der Titelmaster . 64Zusammenfassung der Zeichen-Formate . 64Text-Aufzählungen . 66Aufzählungs-Ebenen . 66Absatz-Formate . 67Eine neue Folie . 69Ein Diagramm . 71Microsoft-Graph . 72Die Datentabelle . 72Datenpunkte und Datenreihen . 74Daten-Eingabe . 75Das Diagramm bearbeiten . 77Diagrammtyp . 77Titel . 77Farben im Diagramm ändern . 78Übungen . 79Die aktuelle Folie kopieren . 80Skalierung . 80Übung . 81Gitternetzlinien (Raster) . 82Legende . 82Die Größenachse (Y) formatieren . 82Das Format der Säulen verändern . 83Datenbeschriftungen . 83Saarländische VerwaltungsschuleSeite 4
PowerPoint 2000SVSEinführungDatentabelle. 84Das Diagramm verschieben . 85Objekte in die Grafik zeichnen . 86Einen Pfeil einfügen . 86Ein Textfeld einfügen . 86Fenster . 89Mehrere Dateien öffnen . 89Vollbild . 89Fenster wechseln . 90Daten-Import . 91OLE und DDE . 91Neue Folie . 92Importieren . 92Spaltenbreite ändern . 94Zahlen-Formatierung . 95Ein neuer Diagrammtyp . 97Übungen . 98Dynamischer Datenaustausch . 100Excel starten . 100Daten verknüpfen . 101Linien-Diagramm . 103Linien formatieren . 104PowerPoint Programm-Fenster verkleinern . 104Daten in der Excel-Tabelle verändern . 105X Y - Punkt-Diagramm . 106Eine neue Folie . 106Trendlinie . 108Ausdruck . 110Kopf- und Fußzeile . 110Drucken . 111Organisationsdiagramm . 114Felder bearbeiten. 115Weitere Felder hinzufügen . 116Felder gestalten . 116Eine Zeichnung erstellen . 118Ein Objekt bearbeiten . 120Eine Brücke zeichnen . 120Import von Grafiken . 123Bearbeiten von Grafiken . 125Die Symbolleiste Grafik . 126Übungen . 132Grafik im Folienmaster einfügen . 133WordArt . 133Auto-Formen. 138Übung . 141Übung . 143Stichwortverzeichnis . 144Saarländische VerwaltungsschuleSeite 5
PowerPoint 2000SVSEinführungVorbemerkungenDiese Schulungsunterlage ist lernorientiert aufgebaut. Sie führt schrittweise in dasProgramm PowerPoint 2000 ein. Um den Umfang der Unterlage nicht zu großwerden zu lassen, sind ganz bewusst nicht alle Möglichkeiten aufgeführt, die diesesProgramm bietet. Bei der Auswahl der Themen hilft den Autoren besonders ihrelangjährige und große Erfahrung in der Computer-Schulung.Bei den Grundlagen-Themen, wie z.B. Ausschneiden, Kopieren und Einfügen,sind häufig mehrere verschiedene Möglichkeiten beschrieben, die alle zum gleichen Ergebnis führen. Hierbei soll es Ihnen überlassen sein, wie ein Befehl aufgerufen wird. Die meisten Anwender arbeiten sicherlich mit der Maus und setzen dabei Menübefehle ein oder klicken auf ein Symbol. Andere wiederum haben einegroße Übung beim Bedienen eines Großcomputer-Terminals oder einer Schreibmaschine und arbeiten daher lieber mit Tastaturbefehlen. Darum der Tipp: WennPowerPoint 2000 Ihnen verschiedene Möglichkeiten anbietet, dann verwenden Sieden Befehl, der Ihnen am besten gefällt und den Sie sich leicht merken können.Tasten-BezeichnungenBei den in dieser Seminarunterlage beschriebenen Tasten und Tastenkombinationen beachten Sie bitte: (ª )-Taste ( )-Taste (æ ) RücktasteFür diese Taste zumAuch diese Taste hatDiese Taste liegt oGroßschreiben finden Sieunterschiedlicheberhalb der ( )-Tasverschiedene Namen:Namen:te. Sie löscht unterUmschalt-TasteReturn-Tasteanderem beim EdiShift-TasteEnter-Tastetieren das ZeichenGroß-TasteEingabe-Tastelinks von der CursorGroßschreib-Taste.Zeilenschaltung.position. Windows-Taste Diese Taste zum Öffnen des WindowsStartmenüs finden Sie nur bei neuerenTastaturen.Kontext-TasteEbenfalls nur bei neueren Tastaturen gibt es diese Taste zum Öffnen eines Kontextmenüs. Bei Tastenkombinationen mit einem Plus-Zeichen , beispielsweise(AltGr) (E)für die Eingabe des Eurosymbols , drücken Sie zuerst die (AltGr)-Taste undhalten sie fest und dann drücken Sie kurz die (E)-Taste.Firmen-AnschriftSeite 6
SVSPowerPoint 2000EinführungProgramm PowerPointIn unserem Einführungskurs arbeiten wir mit dem Programm PowerPoint für Windows von der Firma Microsoft.PowerPoint ist ein Präsentations-Programm. Dahinter steht die Idee, dass Sie nichtnur eine einzelne Folie, sondern gleich eine ganze Präsentation erstellen. Hierbeikönnen fast beliebig viele Seiten zu einer Präsentation gehören.PowerPoint startenFalls auf Ihrem Computer das ganze Programm-Paket Microsoft Office 2000 installiertist, stehen Ihnen zum Starten zwei Wege zurVerfügung:1. Start-Weg:Öffnen Sie das Startmenü mit einem Mausklickauf die Start-Schaltfläche links in der TaskLeiste oder mit der Tastenkombination(Strg) (Esc) oder drücken Sie bei neuerenTastaturen die Windows-Taste. WählenSie im Startmenü den Weg: Programme, Microsoft PowerPoint. Mit einem Einfachklick aufdiese Zeile starten Sie das Programm. MenüwegStart, Programme,Microsoft PowerPointNach dem Start können Sie wählen:AutoInhalt-AssistentEntwurfsvorlageLeere PräsentationÖffnen einer vorhandenen Präsentation.Bitte wählen SieAutoInhalt-Assistent,und klicken Sie auf [ OK ].Saarländische VerwaltungsschuleStartfensterSeite 7
SVSPowerPoint 2000Einführung2. Start-Weg:Microsoft Office 2000Falls auf Ihrem Computer das Programm-Paket Microsoft Office 2000installiert ist, steht Ihnen zum Startennoch ein anderer Weg zur Verfügung:Klicken Sie im Startmenü auf die ZeileNeues Office-Dokument.Das Dialogfenster NeuesDokument erscheint.Office-StartmenüWindows-Startmenü: Neues Office-DokumentIn diesem Dialogfenster wählen Sie im Register Allgemein dasSymbol AutoInhalt-Assistent aus und klicken auf [ OK ].Der AutoInhalt-AssistentDer PowerPoint-Assistent führt Sie durch verschiedene Dialogfenster. In diesenFenstern wählen Sie etwas aus oder tragen Text in die vorbereiteten Felder ein.Am unteren Fensterrand stehen Ihnen Schaltflächen zum Navigieren zur Verfügung:Navigations-Schaltflächen in einem Assistenten-FensterDer Assistent führt Sie in 5 Schritten zu Ihrer ersten Präsentation. Die aktuelle Station von Starten bis Fertig stellen können Sie im linken Teil des Fensters ablesen.Hier wählen Sie auch mit einem Mausklick direkt eines der5 Fenster an.Saarländische VerwaltungsschuleSeite 8
SVSPowerPoint 2000EinführungSchritt 1: Beginn des AutoInhalt-Assistenten1.Willkommen beim AutoInhalt-Assistenten. Gehen Sie [Weiter ].2.Als Präsentationstyp wählen Sie in der Kategorie [Projekte] den Zwischenbericht aus. Danach gehen Sie [Weiter ].Schritt 2: Präsentationstyp3.Bei dem Präsentationsformat wählen Sie die Zeileon aus und klicken auf [Weiter ].Bildschirmpräsentati-Schritt 3: Präsentationsformat4.Eine gute Präsentation beginnt mit einer Titelfolie. Als Titel ist vorgesehen:Betriebliches Vorschlagswesen.Nachdem Sie als Fußzeile noch Ihren Namen eingegeben haben, klicken Sieauf [Weiter ].Saarländische VerwaltungsschuleSeite 9
PowerPoint 2000SVSEinführungSchritt 4: Präsentationsoptionen5.In dem letzten Dialogfenster des AutoInhalt-Assistenten können Sie Ihre Präsentation [Fertig stellen]. Falls Sie aber an den vorherigen Schritten etwasändern möchten, wählen Sie die Schaltfläche [ Zurück ].Schritt 5: Präsentation fertig stellenSie sehen jetzt Ihre neu erstellte Präsentation in der Normalansicht, wobei dasAussehen auf Ihrem Bildschirm von dem untenstehenden Bild abweichen kann (s.Seite 23). Bevor wir hier weiterarbeiten, sehen wir uns zunächst das ProgrammPowerPoint noch etwas näher an.Saarländische VerwaltungsschuleSeite 10
PowerPoint 2000SVSEinführungDie fertige PräsentationSaarländische VerwaltungsschuleSeite 11
SVSPowerPoint 2000EinführungDer BefehlsaufrufPowerPoint bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Befehle auszuführen: aus der oberen Menüleiste auswählen mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufrufen Tasten und Tastenkombinationen drücken Symbole anklicken.Die MenüleisteTypisch für Windows-Programme ist die obere Menüleiste in der zweiten Fensterzeile mit den Menüpunkten Datei, Bearbeiten, Ansicht . bis Fenster und derHilfe, dargestellt durch das Fragezeichen ?:MenüleisteTitelleisteFormat ederungsFensterStatusleisteName derEntwurfsvorlageZeichnenSymbolleistePowerPoint BildschirmBedienung mit der MausIn allen Windows-Programmen ist es am zweckmäßigsten, die Menüpunkte in derMenüleiste mit der linken Maustaste anzuklicken. Danach zeigen Sie mit demMauspfeil in dem aufgeklappten Menü auf einen Befehl oder auf einen anderenMenüpunkt innerhalb der Menüleiste. Ohne eine Maustaste zu drücken, wird einBefehl markiert.Ein Befehl wird durch einen kurzen Mausklick mit der linken Maustaste ausgeführt.Bedienung über die TastaturAber auch über die Tastatur ist eine Anwahl der Menüs möglich. Falls die Mauseinmal defekt sein sollte und Sie dringend speichern oder drucken müssen, könnenSie ein Menü aus der Menüzeile auch über die Tastatur aufrufen.Saarländische VerwaltungsschuleSeite 12
SVSPowerPoint 2000EinführungDrücken Sie dazu die (Alt)-Taste oder die (F10)-Taste und tippen Sie dann denunterstrichenen Buchstaben in einem Menüpunkt ein, z.B. (Alt) (D) für das Dateimenü. In einem aufgeklappten Menü drücken Sie nur noch das unterstrichene Zeichen eines Befehls ein.Wenn Sie beispielsweise eine neue Präsentation erstellen wollen, ist dazu der Befehl Menü Datei, Neu durchzuführen:(Alt) (D) (N).Nach Drücken der (Alt)-Taste allein oder der (F10)-Taste können Sie die einzelnenMenüpunkte auch mit den Pfeil-(Cursor-)Tasten (Æ) (æ) (¼) (½) anwählen undmit der ( )-Taste aufrufen.Schließen eines MenüsWenn Sie ein aufgeklapptes Menü schließen möchten, ohne einen Befehl auszuwählen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Mausklick auf den Menünamen in der Menüleiste oder Mausklick in das Fenster außerhalb des Menüs oder (Alt)-Taste einmal oder (F10)-Taste einmal oder (Esc)-Taste zweimal drücken.Die verkürzten MenüsIn MS-Office 2000 werden standardmäßig in einemaufgeklappten Menü zunächst nur die Befehle angezeigt, die häufig benutzt werden, bzw. die Sie zuletztverwendet haben. Um das komplette Menü zu sehen,klicken Sie am unteren Menürand auf den Doppelpfeiloder Sie warten ca. 10 Sekunden.Das verkürzte Bearbeiten-Menümit dem DoppelpfeilDas Verhalten der Menüs können Sie einstellen. Für diese Einführungs-Schulungist es empfehlenswert, die Verkürzung der Menüs auszuschalten.Dazu klappen Sie das Extras-Menü auf und wählen den Befehl Anpassen. In demDialogfenster Anpassen schalten Sie auf der Registerkarte Optionen das folgendeKontrollfeld einfach mit einem Mausklick aus:Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst anSaarländische VerwaltungsschuleSeite 13
PowerPoint 2000SVSEinführungDas aufgeklappte Bearbeiten-MenüDie Menüs immer komplett sichtbar machenDas Dialogfenster schließen Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche[Schließen].In dieser Schulungsunterlage werden in der Regel die vollständigen Menüsangezeigt.SystemmenüsIn der linken oberen Ecke eines Fensters (Rahmen) finden Sie die Schaltfläche fürdas Systemmenü (Fenstermenü), das zu diesem Fenster gehört. In diesem Menühaben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Fenstergröße zu ändern, das Fensterzu verschieben oder zu schließen. Zum einen hat das äußere Programm-Fenster(Microsoft PowerPoint) oben links ein Systemmenü und zum anderen hat auchjedes Präsentations-Fenster ein eigenes Menü.Öffnen des Programm-Systemmenüs Mit Mausklick auf die Schaltfläche mit der rechten Maustaste auf den Titelbalken klicken oder mit der Tastenkombination (Alt) (Leer).oderÖffnen des Präsentations-Systemmenüs Mit Mausklick auf die Schaltfläche mit der Tastenkombination (Alt) (-).Saarländische VerwaltungsschuleoderSeite 14
SVSPowerPoint 2000EinführungKontextmenüsNeben den Menüs, die Sie über die Menüleiste auswählenkönnen, finden Sie für die verschiedenen Objekte zusätzlicheMenüs. Diese situationsabhängigen Menüs sind mit den Befehlen bestückt, die dort am häufigsten gebraucht werden.Für den Aufruf klicken Sie mit derrechten Maustasteauf die Cursorposition oder auf ein Objekt.Ein KontextmenüTasten (Shortcuts)Eine ganze Reihe von Befehlen können auch direkt über Tasten und TastenKombinationen aufgerufen werden, z.B.:(F1)Hilfe(Strg) (S)speichern(ª ) (Strg) (U)markierten Text unterstreichen.In PowerPoint werden die Tasten-Kombinationen auch Shortcuts genannt. Klappen Sie jetzt das Menü Bearbeiten auf. In der ersten Zeile des Bearbeiten-MenüsstehtSie können gleich mit der Tastenkombination (Strg) (Z) den letzten Befehl zurücknehmen, ohne das Menü aufzurufen. Statt (Strg) (Z) versteht PowerPoint auch dieTastenkombination (Alt) (æ Rücktaste).SymboleBesonders häufig benötigte Befehle sind direkt durch einen linken Mausklick aufein Sinnbild (Icon) in einer der Symbolleisten durchführbar:Die Standard-SymbolleisteFühren Sie die Mauszeigerspitze auf ein Symbol, dann wird am Mauszeiger dieErklärung des Symbols (QuickInfo) und eventuell auch die Tastenkombination angezeigt:Saarländische VerwaltungsschuleSeite 15
SVSPowerPoint 2000EinführungSymbolleisten mit QuickInfo und Tastenkombination (hier Einfügen)In MS-Office 2000 werden standardmäßig die Standard- und die Formatsymbolleisten zunächst in einer Zeile angezeigt. Damit haben Sie auf dem Bildschirmmehr Platz für Ihre Präsentation. Bei niedrigen Bildschirm-Auflösungen sind abereventuell nicht alle Symbole einer Leiste sichtbar.Um alle aktuellen Symbole einer Leiste zu sehen, klicken Sie auf dieses kleineSymbol am Ende der jeweiligen Leiste. Es erscheint ein Symbolrahmen mit denrestlichen Symbolen:Die restlichen Symbole der StandardleisteDie Symbolleisten anpassenUm die Symbolleisten in getrennten Zeilen sichtbar zu machen, klappen Sie dasExtras-Menü auf und wählen den Befehl Anpassen. In dem Dialogfenster Anpassen schalten Sie auf der Registerkarte Optionen das folgende Kontrollfeld miteinem Mausklick aus (ohne Häkchen):Standard- und Formatsymbolleiste teilen sich eine Zeile:Die Symbolleisten in getrennten Zeilen sichtbar machenSaarländische VerwaltungsschuleSeite 16
SVSPowerPoint 2000EinführungAuf dieser Registerkarte können Sie auch das Anzeigen der QuickInfos und derTastenkombinationen bei den Symbolen ein- und ausschalten.In dieser Schulungsunterlage werden in der Regel die Standard- undFormatsymbolleisten in getrennten Zeilen angezeigt.Um die Symbolleisten nach Ihren Wünschen zusammenzustellen, bietet IhnenPowerPoint zwei Wege an: Klicken Sie auf den ListenpfeilamEnde einer Symbolleiste und wählenSie:PowerPoint öffnet die rechts stehendeListe. Mit einem Mausklick schalten Siedie Symbole ein und aus.Die Symbolleiste anpassen Bei dem zweiten Weg klappen Sie das Extras-Menü auf und wählen den Befehl Anpassen. In dem Dialogfenster Anpassen klicken Sie auf die Registerkarte Befehle. Neue Symbole ziehen Sie einfach mit der Maus aus dieser Registerkarte in die Leiste und umgekehrt löschen Sie die Icons aus einer Symbolleiste.Zweiter Weg, um die Symbolleisten anzupassenDas Dialogfenster schließen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche [Schließen].Saarländische VerwaltungsschuleSeite 17
SVSPowerPoint 2000EinführungSymbolleisten ein- und ausblendenZum Ein- und Ausblenden der Symbolleisten verfahren Siefolgendermaßen: Wählen Sie den Befehl Symbolleisten imMenü Ansicht. Es erscheint ein Untermenü. EingeblendeteSymbolleisten erkennen Sie an einem Häkchen. Aktivierenbzw. deaktivieren Sie die gewünschte Symbolleiste durchAnklicken.Aber auch im Dialogfenster Anpassen können Sie die Symbolleisten ein- und ausschalten. Wählen Sie hierzu denMenüweg: Ansicht,
PowerPoint 2000 SVS Einführung Saarländische Verwaltungsschule Seite 7 Programm PowerPoint In unserem Einführungskurs arbeiten wir mit dem Programm PowerPoint für Win-dows von der Firma Microsoft. PowerPoint ist ein Präsen
