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Vahlen PraxisProjektmanagement mit ExcelEin Praxisbuch mit den besten ToolsvonDr. Holger H. Stutzke, Holger Stutzke1. AuflageProjektmanagement mit Excel – Stutzke / Stutzkeschnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNGThematische Gliederung:Management, Consulting, Planung, Organisation, Steuern – RatgeberVerlag Franz Vahlen München 2011Verlag Franz Vahlen im Internet:www.vahlen.deISBN 978 3 8006 3806 2Inhaltsverzeichnis: Projektmanagement mit Excel – Stutzke / Stutzke
5.4 Begleitende Qualitätssicherung139 Bereiten Sie bereits in der Planungs- und Vorbereitungsphase dieKonzepte (s. Kapitel 3.2 „Die Gliederung von Pflichtenheft, Grob- undFeinkonzept“) gründlich vor und stimmen Sie die geplanten Lösungsansätze ab! Achten Sie besonders darauf, die Projektadministration (s. Kapitel 4„Werkzeuge für die Projektadministration“) gründlich vorzubereitenund alle notwendigen Tabellen, Texte und Übersichten für den späteren Gebrauch zu erstellen. Wenn Sie die Qualitätssicherung betreiben: Führen Sie die oben genannten Aufgaben regelmäßig durch bzw. wiederholen Sie die Testsregelmäßig oder nach Bedarf. Wenn es um die Abnahme von Modulen geht: Lassen Sie sich nebenden abgestimmten Fakten auch „weiche“ Qualitätsfaktoren bestätigen. Prüfen Sie diese ggf. nach – ganz besonders, wenn es um unternehmenskritische Anwendungen geht. Nutzen Sie Mechanismen wie das Prototyping, um beispielsweise dieBenutzerschnittstellen zu überprüfen und gegensteuern zu können. Führen Sie ein „QS-Ampelverfahren“ (s. Abb. 36) ein, indem Sie getestete Module oder auch Arbeitspakete bzw. die Gesamtanwendungmit einem Farbcode „bewerten“:rot Qualität ist kritisch,gelb die Qualität entspricht noch nicht den Anforderungen,grün die Qualitätsziele wurden erreicht und die Anwendung ist einsatzbereit.Abbildung 36: Beim Ampelverfahren wird der erreichte Qualitätsstandard über dieAmpelfarbe signalisiert.Bauen Sie eine Ankreuzmöglichkeit für den aktuellen Status in dasFormular für den Projektfortschrittsbericht (s. Kapitel 5.5.3 WordMuster „Projektfortschrittsbericht“) ein. So erkennen Sie auf einenBlick den Status der jeweiligen Module bzw. Arbeitspakete und können schnell erkennen, wie es um die Gesamtqualität bestellt ist.Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch:PM - Checkliste QualitätssicherungFür diesen Bereich steht Ihnen kein Excel-Muster auf Ihrer CD-ROM zum Buch zurVerfügung, da es sich eher um Prüfungs- und Abfragetätigkeiten handelt.Qualitätregelmäßigprüfen
1405 Werkzeuge für die begleitende ProjektsteuerungProjekt-TippBewahren Sie alle Unterlagen über durchgeführte Qualitätskontrollen in der Projektdokumentation auf.Richten Sie, wenn es im Projekt mal kritisch wird, einen Qualitätszirkel ein, der ausProjektbeteiligten zusammengesetzt ist und sich regelmäßig trifft, um Qualitätsaspekte und die Qualitätsverbesserung zu diskutieren. Fertigen Sie von allen Sitzungen Ergebnisprotokolle an und verfolgen Sie, ob die gewonnenen Erkenntnisse inder Projektpraxis umgesetzt werden.Aktueller Projektstand:Projektphase 6a: Die Projektqualität wird laufend überwacht.5.5 Wochen- und Monatsberichte5.5.1 Hintergründe und ZieleBerichts wesen organisierenGremienund Hierarchieebenenberück sichtigenZur Projektüberwachung und -steuerung gehört neben Projektfortschritts-, Termin- und Kostenkontrolle ebenso das Berichtswesen. Sie alsProjektleiterIn müssen in diesem Sinne dafür sorgen, dass Sie jederzeitkompetent und umfassend über den aktuellen Projektstand berichtenkönnen. Daher ist es notwendig, bestimmte Mechanismen und Intervallefür Haupt- bzw. Zwischenberichte einzuführen und zwingend einzuhalten.Hierbei wird unterschieden zwischen projektinternen Berichten, dazu gehören auch Berichte an die Vorgesetzten, um jederzeit den aktuellen Stand zu kennen. Berichten für Lenkungsausschuss, weitere Gremien und „EntscheiderInnen“ und externen Berichten an Mittelgeber, hauptsächlich im öffentlichen Bereich, aber auch bei Vorhaben in der privaten Wirtschaft, die durchöffentliche Fördermittel unterstützt werden. Solche Berichte werdenmeistens zu bestimmten, im Rahmen der Projektbewilligung festgelegten Zeitpunkten fällig.Projektinterne Berichte werden Sie einsetzen, um von den ProjektmitarbeiterInnen zu erfahren, wie weit die Arbeitspakete bzw. die Einzelaufgaben umgesetzt sind, während die Berichte für Lenkungsausschuss undEntscheidungsgremien umfangreicher ausfallen müssen und auch anderes aufzubereiten sind.
5.5 Wochen- und Monatsberichte141Abbildung 37: Beispiel einer Grobübersicht über die Projektzeitplanung(Quelle: Vorlagen auf www.microsoft.com)Projekt-TippEntscheidend ist, dass Sie die Berichte der Projektbeteiligten immer schriftlich bekommen. Auch regelmäßige mündliche Berichte der Aufgabenverantwortlichensind natürlich denkbar, führen aber schnell dazu, dass im Zweifelsfall darauf hingewiesen wird, dass mögliche kritische Phasen bereits angesprochen wurden. Siekönnen dies dann womöglich nicht widerlegen.Als Werkzeuge für die Erstellung von Berichten können Sie beispielsweise Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint einsetzenund die Aufgabenverantwortlichen bitten, Ihnen damit den aktuellenStand zusammen zu stellen. Auch für grobe Übersichten (s. Abb. 37) eignen sich diese Werkzeuge gut, da die meisten MitarbeiterInnen sich mitder Funktionalität der Software-Produkten gut auskennen und die Berichtserstellung wenig Lernaufwand erfordert.5.5.2 Was ist zu tun? Je nachdem, in welcher Phase sich das Projekt befindet und ob kritische Situationen auftreten, sollten Sie Wochen- und Monatsberichtevorsehen. Versuchen Sie, die Berichte für Ihre ProjektmitarbeiterInnen zu standardisieren: Stellen Sie eine Datei oder ein Formular als „Projektfortschrittsbericht“ bereit, in die/das die Teilaufgaben mit ihren Fort-Basis: Wochen- undMonats berichte
1425 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerungschritten eingetragen werden. Dabei können Sie sich am Formular fürdie Arbeitspaket-Beschreibung orientieren (s. Muster in Kapitel 5.5.3).Berichteknapphalten Halten Sie die Berichte aus den Arbeitspaketen bzw. Teilaufgaben soknapp wie möglich, denn die Erstellung kostet auf Seiten der Erstellerund auf Ihrer Seite Zeit. Fassen Sie die Wochen- oder Monatsberichte zu einem Überblick zusammen. Tragen Sie die gemeldeten Fortschrittsangaben sofort in den Projektablaufplan ein – aktualisieren Sie diesen also regelmäßig. So können Sieden Projektfortschritt, auch den „kritischen Pfad“ sowie den sich ergebenden Projektendtermin und entstehende Verschiebungen soforterkennen.KürzereBericht intervallebei Krisen In Krisensituationen kann es nötig sein, auch täglich zu berichten. Treten Produktionsprobleme in Zusammenhang mit neu eingeführtenAnwendungen auf, können auch halbtägige oder sogar stündlicheAbfragen nötig sein – denken Sie nur einmal an ausgefallene Geld automaten im Bankbereich!Auf diese Weise erfahren Sie regelmäßig alles über den aktuellen Projektstand und können eine komprimierte Fassung „nach oben“ weiterleiten.5.5.3 Word-Muster „Projektfortschrittsbericht“Das Muster für den Projektfortschrittsbericht liegt auf der Buch-CD alsWord-Dokument vor; Sie können dieses Muster aber auch in der WordDatei kopieren und in Excel einfügen und bearbeiten.Unabhängig ob Sie in Word oder Excel mit dem Muster arbeiten: TragenSie die entsprechenden Daten und Texte in die Tabelle ein.Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch:PM – ProjektfortschrittsberichtAchten Sie darauf, die Berichte wirklich regelmäßig anzufertigen. HaltenSie auch selbst die Termine ein, und behalten Sie die Berichtsabgabe IhrenProjektmitarbeiterInnen im Auge.Das mit Sicherheit vorgebrachte Argument, dass die Berichte zusätzlicheZeit fressen und das Projekt verzögern, mag angebracht sein; Sie könnenaber damit kontern, dass einerseits das Berichtswesen zwingend durchgeführt werden muss und andererseits der Aufwand durch die Bereitstellung der entsprechenden Vorlagen so gering wie möglich gehalten wird.
5.6 Projektteamsitzungen143Das Formular für den t-Bezeichnung:AP-Nr.: in ArbeitArbeitspaket-Status% fertig abgeschlossenAmpelstatus: rot gelb grünDurchgeführte Tätigkeiten / Maßnahmen / Einzelaufgaben:Probleme / Verzögerungen / Lösungsansatz und Terminsetzung:Ausführende/r MitarbeiterIn:Aufgabenverantwortliche/r:Aktueller Projektstand:Projektphase 6a: Wochen- und Monatsberichte werden termingerecht erstellt,und es wird über den aktuellen Projektstand und die erreichten Ergebnisse berichtet.5.6 Projektteamsitzungen5.6.1 Hintergründe und ZieleNeben den schriftlichen Projektberichten aus der „Umsetzungsebene“ istes notwendig, auch regelmäßige Projektteamsitzungen einzuberufen unddort über den aktuellen Stand, Verzögerungen und Probleme zu berichten.5.6.2 Was ist zu tun?Bereiten Sie Projektteamsitzungen sorgfältig vor: Achten Sie bei der Terminplanung auf nicht zu lange Intervalle zwischen den Sitzungen. Berücksichtigen Sie Ferien- und Urlaubszeiten.Informationsaustauschim Team
144Immereine Tages ordnungerstellen5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung Erstellen Sie eine Tagesordnung und versenden Sie diese rechtzeitigvor der Sitzung an die Beteiligten. Fügen Sie notwendige Sitzungsunterlagen entweder gleich bei, oder versenden Sie diese später, aberrechtzeitig. Bitten Sie in Ihrer Einladung um eine kurze Rückmeldung, ob die entsprechende Person auch tatsächlich teilnimmt. Bei Absage ist ein/eVertreterIn zu benachrichtigen. Buchen Sie einen Besprechungsraum, und bestellen Sie auch Getränke. Stellen Sie fest, ob Sie für den Raum einen Schlüssel brauchen. Stellen Sie die notwendige Technik bereit (Beamer, Laptop). Sorgen Sie dafür, dass vor der Sitzung die notwendigen Präsentationen als Dateien auf dem Präsentations-Laptop liegen. Beschaffen Siesich – wenn notwendig – das für die Anmeldung am Laptop notwendig Passwort und die zugehörige Benutzerkennung. Nehmen Sie zwei oder drei Kopien der vorbereiteten und versendetenSitzungsunterlagen mit, um darauf vorbereitet zu sein, wenn jemanddie Unterlagen vergessen hat. Projektteamsitzungen dürfen nicht endlos dauern. Achten Sie drauf,dass die verabredeten Zeiten für die Sitzung eingehalten werden.Beim Ablauf der Sitzungen sollte es darum gehen, alle Beteiligten mitdem aktuellen Stand zu versorgen (der eigentlich in Form der vorbereiteten Unterlagen vorliegen sollte).Probleme, technische und betriebswirtschaftliche Fragen sollten diskutiert und mögliche Lösungen besprochen werden. Achten Sie darauf,„freie“ Diskussionen zu vermeiden.Ergebnisseproto kollierenIn einem Protokoll sollte alles festgehalten und mit den Beteiligten abgestimmt werden.5.6.3 Zwei Word-Muster „Projektteamsitzungen“Für diesen Bereich bietet sich eher die Nutzung von Word an, da umfangreiche Texte zu erfassen sind. Auf Ihrer CD-ROM zum Buch habenSie Zugriff auf ein Muster zu einer Tagesordnung und ein Muster für einSitzungsprotokoll.Zwei Word-Mustervorlagen auf Ihrer CD-ROM zum Buch:PM – Vorbereitung ProjektteamsitzungPM – Protokoll Projektteamsitzung5.6.4 Hinweise zur Bedienung der MusterDie vorbereitete Tagesordnung sollten Sie mit allen relevanten zu besprechenden Punkten füllen und dabei die wichtigsten Punkte als einzelne
5.6 ProjektteamsitzungenTagesordnungspunkte „TOP“ benennen. Damit erhalten alle TeilnehmerInnen einen sofortigen Überblick über die anstehenden Punkte undkönnen sich entsprechend vorbereiten.Projektteamsitzung „ Projektname “ am TT.MM.JJJJDauer: von hh:mm–hh:mmTeilnemerInnen: Namen Sitzungsort: Sitzungsort TagesordungTOP 1: BegrüßungTOP 2: Aktueller Projektstand/ErledigungsgradTOP 3: Vorbereitung Bericht an den VorstandTOP 4: SchulungsbedarfeTOP 5: VerschiedenesAbbildung 38: Muster einer Tagesordnung zur Vorbereitung einer ProjektteamsitzungProtokoll der Projektteamsitzung „ Projektname “ am TT.MM.JJJJDauer: von hh:mm–hh:mmTeilnemerInnen: Namen Sitzungsort: Sitzungsort Verteiler: Namen/Abteilungen der Personen, die das Protokoll erhalten sollen TOPBeschreibung/ErgebnisseTOP 1BegrüßungTOP 2Aktueller Projektstand/ErledigungsgradTOP 3Vorbereitung Bericht an den VorstandTOP 4SchulungsbedarfeTOP 5VerschiedenesWer?Abbildung 39: Muster einer Protokoll-DateiBis wann?145
1465 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung5.6.5Ergänzende InformationenWenn Sie die Tagesordnung fertig gestellt haben, können Sie auf dieser Grundlage auch das Protokoll der Sitzung als Datei vorbereiten. Diewichtigsten Besprechungspunkte haben Sie bereits vorliegen und könnendaher relativ schnell eine Basisversion für das Protokoll anlegen.Das Protokoll kann auch tabellarisch aufgebaut sein und Spalten für Aufgaben, Zuständigkeit und Termine beinhalten. Dies erleichtert die Kontrolle in der nächsten Sitzung.Aktueller Projektstand:Projektphase 6a: Projektteamsitzungen finden regelmäßig statt.5.7 Sitzungen des Lenkungsausschusses5.7.1 Hintergründe und ZieleLenkungsausschussgreift steuernd einFür Sitzungen des Lenkungsausschusses oder anderer entsprechenderGremien gelten in der Vorbereitung die gleichen Regeln wie für Projektteamsitzungen.Der Sitzungsablauf wird in der Regel von dem/der Vorsitzenden geleitetund richtet sich nach der vorbereiteten Tagesordnung. Sofern notwendigwerden zusätzliche aktualisierte Informationen erbeten.5.7.2 Was ist zu tun?SitzungsvorbereitungBereiten Sie Folgendes vor: Kurzer aktueller Sachstandsbericht der Projektleitung. Dabei solltenSie Informationen geben sowohl über die erzielten Fortschritte alsauch über aufgetretene Probleme und mögliche oder bereits eingetretene Verzögerungen. Besonders deutlich gemacht werden sollte, in welchen Fällen vomGremium Entscheidungen erwartet werden. Diese müssen in den Unterlagen so vorbereitet sein, dass im Prinzip eine „Ja/Nein“-Entscheidung möglich ist. Achten Sie darauf, ein Protokoll anzufertigen. Dies kann ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll sein, je nachdem, welcher Stil imUnternehmen gepflegt wird. Geben Sie nach der entsprechenden Sitzung die Basisinformationenan die ProjektmitarbeiterInnen weiter. Dies gilt besonders, wenndurch Entscheidungen des Lenkungsausschusses der Projektverlaufverändert wird.
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