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ANLEITUNGApril 2019Excel-Projektmanagement-Paket
lgemeine Hinweise .31.1Rechtliche Hinweise .31.2Lieferumfang und Systemvoraussetzungen .41.2.1Lieferumfang .41.2.2Systemvoraussetzungen .41.32Projektplanungstool (Tagesbasis - 3 Phasen) .52.134Grundaufbau des Excel-Tools .52.1.1Blatt «Annahmen».62.1.2Blatt «Projektplan» .102.2Projektplanung - Vorgehensweise und Optionen .122.3Anpassungen und Erweiterungen .182.3.1Feiertage .182.3.2Neue Zeilen und Blöcke einfügen .202.3.3Modell verlängern .222.3.4Farben der Phasen und Markierungen im Gantt-Diagramm ändern .23Projektplanungstool (Tagesbasis - 1 Phase) .253.1Grundaufbau des Excel-Tools .253.2Projektplanung - Vorgehensweise und Optionen .263.3Anpassungen und Erweiterungen .28Projektplanungstool (Wochenbasis - 3 Phasen) .294.1Grundaufbau des Excel-Tools .294.2Projektplanung - Vorgehensweise und Optionen .304.3Anpassungen und Erweiterungen .315Projektplanungstool (Wochenbasis - 1 Phase).326Projektplanungstool (Monatsbasis - 3 Phasen) .337Projektplanungstool (Monatsbasis - 1 Phase) .348Fimovi - Kontakt und Support .358.11Passworte zur Entfernung des Blattschutzes .5Financial Modelling Videos .358.1.1Über Fimovi .358.1.2Kontakt .358.2Anregungen und Feedback .368.3Weitere Excel-Tools - Eine Auswahl .36www.financial-modelling-videos.de
AbbildungsverzeichnisAbb. 2.1: Allgemeine Projektannahmen .6Abb. 2.2: Vorgaben für die Darstellung .7Abb. 2.3: Vorgaben für die Berechnungen .8Abb. 2.4: Eigener Spezialfall: Freie Tage bzw. Arbeitstage der Woche .9Abb. 2.5: Übersichtliche Grafische Darstellung: Freie Tage bzw. Arbeitstage der Woche .9Abb. 2.6: Grundaufbau Tabellenblatt «Projektplan» (Tagesbasis - 3P) .10Abb. 2.7: Teilaufgaben, Arbeitspakete und deren Hierarchie .13Abb. 2.8: Startdatum einer Aufgabe vom Ende einer anderen abhängig .15Abb. 2.9: Startdatum einer Aufgabe vom Ende einer anderen abhängig (Expertenvariante) .16Abb. 2.10: Startdatum einer Aufgabe vom Ende mehrerer anderer Aufgaben abhängig .17Abb. 2.11: Landesspezifische Feiertage verändern bzw. ergänzen .19Abb. 2.12: Aufgabenblock mit Unterzeilen für Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete .21Abb. 2.13: Kompletten Aufgabenblock ergänzen bzw. kopieren .22Abb. 2.14: Farben anpassen im «Manager für Regeln zur bedingten Formatierung» .24Abb. 3.1: Grundaufbau Tabellenblatt «Projektplan» (Tagesbasis - 1P) .25Abb. 3.2: Statuseingabe mit Plan- und IST-Daten- Funktionsweise .27Abb. 4.1: Vorgaben für die Darstellung (Timing).29TabellenverzeichnisTab. 2.1:Farben und Farbwerte der 3 Phasen im Gantt-Diagramm .24www.financial-modelling-videos.de2
Excel-Projektmanagement-Paket1Allgemeine Hinweise1.1Rechtliche HinweiseLizenzbedingungenDie Vorlagen sind urheberrechtlich geschützt. Eine Weitergabe ist nicht zulässig. Mit der Nutzung der Software verpflichtet sich der Lizenznehmer zur Einhaltung der folgenden Lizenzbedingungen: Der Lizenznehmer erhält vom Lizenzgeber ein einfaches, nicht ausschließliches Recht zur Nutzung der Software, das zeitlich unbeschränkt gültig ist. Das Recht, die Software oder die Dokumentation (z.B. Anleitung, Handbuch oder Video-Tutorials)im Original oder als Vervielfältigungsstück Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zu überlassen, istausgeschlossen. Die Übertragung der Lizenz bedarf der schriftlichen Zustimmung der Smart Cap GmbH. Soweit die Software urheberrechtlich geschützt ist, steht das Recht der dauerhaften oder vorübergehenden, vollständigen oder teilweisen Vervielfältigung der Software oder der Dokumentation mitjedem Mittel und in jeder Form ausschließlich der Smart Cap GmbH zu. Der Lizenznehmer darf kein «Reverse Engineering» und auch keine «Dekompilation» der Software unternehmen oder zulassen. Auch darf die beim Öffnen erforderliche Autorisierung nicht entfernt oder verändert werden. Der Lizenznehmer muss alle Benutzer der Software auf diese Lizenzbedingungen hinweisen.HaftungsausschlussDie Inhalte der Excel-Tools wurden von der Smart Cap GmbH mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch kann für die Richtigkeit und Vollständigkeit keine Gewähr übernommen werden.Die Ergebnisse sind im Wesentlichen von den jeweiligen Eingabedaten der Nutzer abhängig, und lassensich von diesen leicht verändern. Die Smart Cap GmbH übernimmt keine Gewähr oder Haftung für die Plausibilität oder Richtigkeit dieser Eingabedaten und auch keine Gewähr oder Haftung für die Richtigkeit deraus diesen Eingabedaten resultierenden Ergebnisse. Auch haftet die Smart Cap GmbH nicht für Schäden,die einem Anwender im Vertrauen auf die Richtigkeit der Ergebnisse dieser Berechnungen entstehen. EineNutzung dieser Datei erfolgt auf eigenes Risiko.Verwendete Marken Microsoft Excel, Microsoft Word und Microsoft Office sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und / oder anderen Ländern. Adobe Acrobat Reader ist eine eingetragene Marke von Adobe Systems Incorporated in den USAund/oder anderen Ländern.Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angabenim Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu s.de
Excel-Projektmanagement-Paket1.2Lieferumfang und Systemvoraussetzungen1.2.1 LieferumfangHerzlichen Glückwunsch zum Erwerb der Vorlagensammlung Excel-Projektmanagement-Paket(EPP) von Fimovi. Das Paket soll ihnen ihr Projektmanagement erleichtern und enthält verschiedene, unabhängige Excel-Dateien.Das Excel-Projektmanagement-Paket besteht im Einzelnen aus:Gantt-Chart-Vorlagen Datei 1:Planung auf Tagesbasis, 3 Phasen Datei 2:Planung auf Tagesbasis, 1 Phase Datei 3:Planung auf Wochenbasis, 3 Phasen Datei 4:Planung auf Wochenbasis, 1 Phase Datei 5:Planung auf Monatsbasis, 3 Phasen Datei 6:Planung auf Monatsbasis, 1 PhaseAnleitungin diesem DokumentWeitere Projektmanagement Vorlagen Datei 7:Projektstrukturplan (PSP) Datei 8:Meilensteinplan/Timeline Datei 9:ArbeitspaketbeschreibungAnleitungin der Excel-Datei selberAlle Excel-Dateien sind übersichtlich und gut nachvollziehbar aufgebaut, funktionieren ohne Makros (VBA-Programmierung) und es gibt weder versteckte Zellen, Zeilen oder Spalten.Aus diesem Grunde kann jeder Nutzer bei Bedarf selbst die Vorlagen individuell anpassen, erweitern oder anderweitig verändern. Um im Auslieferungszustand versehentliche Änderungen bzw.Löschungen zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Funktionsweise sicherstellen zu können,wurden die einzelnen Tabellenblätter ( Blätter) der Excel-Dateien mit einem Passwort versehen.Mit welchem Passwort Sie den Blattschutz ganz einfach aufheben können, lesen Sie in Kap. 1.3.1.2.2 SystemvoraussetzungenFür eine ordnungsgemäße Funktionsweise dieser Excel-Dateien ist mindestens Excel 2010(v14.0) für PC erforderlich bzw. Excel 2011 (v14.0) für Mac.Die Gründe hierfür liegen in der Nutzung von verschiedenen Funktionen, die von Microsoft erst mitden oben genannten Excel-Versionen eingeführt wurden. Dabei handelt es sich im Wesentlichenum die Funktionen: KALENDERWOCHE() ARBEITSTAG.INTL() eos.de4
Excel-Projektmanagement-PaketDie modifizierte Funktion KALENDERWOCHE() erlaubt ab Excel 2010 über den neuen Typ 21(endlich) die ISO 8601 konforme Berechnung von Kalenderwochen ( europäisches Wochennummerierungssystem, d.h. die Woche, die den ersten Donnerstag des Jahres umfasst, ist die ersteKalenderwoche ( KW1)).Um die genaue Anzahl der Arbeitstage zwischen Beginn und Ende eines Projektes bzw. einerTeilaufgabe oder eines Arbeitspaketes bestimmen zu können, ist es wichtig zu wissen, wie vieleArbeitstage ein bestimmter Zeitraum hat. Dazu müssen natürlich die arbeitsfreien Tage (z.B. Wochenenden) und auch Feier- oder Ferientage korrekt berücksichtigt werden.Nicht in jedem Land gibt es die gleichen Wochenend- und Feiertage und nicht in jedem Beruf hatdie Woche fünf Arbeitstage. Microsoft hat daher in Excel 2010 mit ARBEITSTAG.INTL undNETTOARBEITSTAGE.INTL zwei neue Funktionen eingeführt, bei denen sich die Wochenendtage und auch die Feiertage beliebig definieren lassen.1.3Passworte zur Entfernung des BlattschutzesIm Auslieferungszustand sind einige Tabellenblätter ggf. mit einem Blattschutz versehen. In diesem «Airbag-Modus» sind Sie vor dem unbeabsichtigten Löschen von Formeln oder Bezügengeschützt. Auf diese Weise kann eine einwandfreie Funktion auch im Fall von nur geringen ExcelKenntnissen sichergestellt werden. Sie können in diesem Modus bequem und schnell mit der Tab( Tabulator)-Taste von Eingabezelle zu Eingabezelle springen. Die Formeln sind trotz Blattschutzin allen Zellen sichtbar, so dass sie bei Bedarf auch nachvollziehen können, wie bestimmte Werteberechnet werden.Sofern Sie eigene Erweiterungen oder Änderungen vornehmen wollen, können Sie jederzeit aufden einzelnen Blättern den Blattschutz entfernen.Das Blattschutzkennwort lautet: «0000».Bitte beachten Sie, dass wir die Entfernung des Blattschutzes und Veränderungen von Formelnoder anderen Inhalten nur versierten Excel-Nutzern empfehlen. Auf jeden Fall sollten Sie ihre Dateivorher nochmals sichern.2Projektplanungstool (Tagesbasis - 3 Phasen)2.1Grundaufbau des Excel-ToolsBevor Sie mit ihrer ersten Planung beginnen, sollten Sie sich mit dem Grundaufbau und den Möglichkeiten der Excel-Vorlage vertraut machen.Auf dem Blatt «Annahmen» werden zunächst in einem ersten Schritt verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen. Diese gelten für das gesamte Projekt. Anschließend erfolgt in einem zweiten Schritt die Feinplanung der einzelnen Aufgaben, Aktivitäten bzw. Arbeitspakete auf dem os.de
Excel-Projektmanagement-Paket2.1.1 Blatt «Annahmen»Im ersten Abschnitt werden zunächst allgemeine Projektangaben wie Projektname, -nummer, verantwortlicher, Datum der letzten Aktualisierung etc. abgefragt. Außerdem können Projektbeteiligte bzw. -verantwortliche vordefiniert werden, die dann später schnell und einfach per DrowdownMenu den einzelnen Aktivitäten zugewiesen werden können.WichtigFür die gesamte Excel-Datei gilt, dass Eingaben nur in die entsprechend formatierten Inputzellen eingetragen werden dürfen. Sofern der Blattschutz aktiviert ist(siehe Kap. 1.3) sind alle anderen Zellen auch gar nicht zugänglich.Zwischen den einzelnen Eingabezellen kann bequem und schnell mit der Tab ( Tabulator)-Taste gesprungen werden.Die Einträge «Email» und «Kommentar» sind dabei optional und können leergelassen werden. Dieanderen Informationen aus dem Blatt «Annahmen» erscheinen automatisch auf dem Blatt «Projektplan» und erleichtern auf diese Weise die Übersicht bzw. das Verständnis der späteren Projektplanung.Abb. 2.1:Allgemeine ProjektannahmenIm nächsten Abschnitt werden die Vorgaben für die Darstellung definiert.www.financial-modelling-videos.de6
Excel-Projektmanagement-PaketZum einen können den 3 Planungsphasen aus denen jede Aufgabe bzw. jedes Arbeitspaket bestehen kann, individuell benannt werden. Unter Planungsphasen versteht man zeitlich voneinander abhängige Abschnitte einer Aufgabe bzw. eines Arbeitspaketes (z.B. Analyse / Konzept / Entwicklung). Die genaue Unterteilung bzw. Benennung wird im Allgemeinen in Abhängigkeit vom zuplanenden Projekt gemacht.Mögliche Bezeichnungen für die 3 Phasen könnten bspw. lauten: Vorbereitung / Umsetzung / Nachbereitung oder Analyse / Design / Entwicklung oder Konzeption / Planung / Realisierung oder Beschaffung / Bau u. Montage / Inbetriebnahme etc.Abb. 2.2:Vorgaben für die DarstellungSofern für ihr konkretes Vorhaben eine Dreiteilung nicht sinnvoll ist oder je nach Aufgabe unterschiedlich sein müsste, empfehlen wir ihnen, die 3 Phasen einfach mit 1, 2 und 3 zu benennen.Auf dem Blatt «Projektplan» steht dann später ganz neutral Phase 1, Phase 2 und Phase 3. Siekönnen auch nur eine oder zwei Phasen benennen, sofern Sie die übrige(n) nicht benötigen. Esmuss nicht verpflichtend mit allen 3 Phasen geplant bzw. gearbeitet werden. Dies ist lediglich eineOption.Im Bereich Timing und Markierung bestimmen Sie den Projekt- bzw. Kalenderstart. Dabei musses sich jeweils um den ersten Tag in einem Monat handeln, andernfalls bekommen Sie eine Hinweis- bzw. Fehlermeldung.HinweisDer Kalenderstart muss nicht zwingend identisch sein mit Startzeitpunkt der ersten(Teil-)Aufgabe, sollte aber datumsmäßig vor bzw. mindestens gleich dem Startdatumder ersten Aktivität sein.7www.financial-modelling-videos.de
Excel-Projektmanagement-PaketSofern Sie im Nachhinein das Datum für den «Kalenderstart» verändern und auf dem Blatt «Projektplanung» bereits oder noch Aktivitäten geplant sind, die früher beginnen, bekommen Sie ebenfalls eine Hinweismeldung, so dass Sie entweder das Startdatum des Kalenders oder der Aktivitäten anpassen können.Schließlich können Sie hier noch einstellen, ob das aktuelle Datum (also jeweils das Tagesdatumbei Öffnen der Datei ( heute)) farblich im Projektplan (als gelb markierte Tagesspalte) angezeigtwerden soll. Diese Einstellung/Option kann auch später jederzeit an- bzw. ausgeschaltet werden.Schließlich geht es im dritten und letzten Abschnitt auf dem Blatt «Annahmen» um die Vorgabenfür die Berechnungen.Abb. 2.3:Vorgaben für die BerechnungenDa später auf dem Blatt «Projektplan» die Dauer der einzelnen Arbeitspakete bzw. Phasen in Arbeitstagen (nicht Kalendertagen) vorgegeben werden, muss natürlich vor der eigentlichen Planungdefiniert werden, welche Tage Arbeitstage und welche Tage „freie Tage“ sein sollen.Aufgrund der Flexibilität der Excel-Vorlage kann die zugrundeliegende Arbeitswoche völlig frei definiert werden. Neben der vermutlich häufigsten Einstellung, d.h. normale Wochenenden, alsoSamstag und Sonntag sind freie Tage, können auch Wochen vorgegeben werden, bei denen nurder Sonntag frei ist, nur der Montag (bspw. Gastronomie oder Friseurhandwerk) oder jede beliebige andere Kombination.Die gängigsten Varianten haben wir für Sie bereits vorbereitet. Wählen Sie einfach die von ihnenbenötigte Variante per Dropdown-Menu aus. Es gibt auch die Vorgabe «Keine» (freien Tage). Beidieser Einstellung stimmen dann Arbeits- und Kalendertage überein (sofern Sie weiter unten nochwww.financial-modelling-videos.de8
Excel-Projektmanagement-Paketdie Berechnung von Feiertagen deaktivieren). Sie können aber auch ganz spezielle eigene Vorgaben machen und ein Woche definieren, die bspw. den Di, Do, Sa und So als freie Tage hat(siehe Abb. 2.4).Dazu gehen Sie in die entsprechende Eingabezelle auf dem Blatt «Annahmen» und tragen fürjeden Tag entweder Null ( Arbeitstag) bzw. 1 ( freier Tag) ein. Die Wochenvorgabe muss demnach insgesamt aus 7 Zahlenwerten bestehen, wobei diese mit einem Hochkomma beginnen sollten, damit Nullwerte vorne erhalten bleiben (siehe Vorgabe in der Datei selber). Die erste Zahlsteht dabei für den Montag, die letzte für den Sonntag einer jeden Woche.Abb. 2.4:Eigener Spezialfall: Freie Tage bzw. Arbeitstage der WocheDie von ihnen gewählte Wochenvorgabe wird weiter rechts nochmals grafisch illustriert, so dassschnell erkennbar ist, welche Tage der Woche freie und welche Arbeitstage sind.Abb. 2.5:Übersichtliche Grafische Darstellung: Freie Tage bzw. Arbeitstage der WocheBitte diese Darstellung (vgl. Abb. 2.5) nicht löschen oder verändern, da auf Basis dieser Zelleneinige Berechnungen bzw. bedingte Formatierungen gemacht werden.Neben der Definition der Arbeitswoche lassen sich im letzten Abschnitt auf dem Blatt «Annahmen»auch noch vielfältige Vorgaben hinsichtlich der Feiertage bzw. zusätzlicher freier Tage (Ferien,Brückentage etc.) machen.Zunächst geben Sie vor, ob die Feiertage überhaupt berücksichtigt werden sollen (JA od. NEIN).Sofern hier «JA» ausgewählt wird, gelten alle Feiertage als freie Tage. Bei «NEIN» sind dies ebenfalls Arbeitstage. Auch für die Feiertage besteht die Möglichkeit (nur sofern diese bei der Berechnung berücksichtigt werden sollen s.o.), diese farblich im Projektplan zu markieren. Dies geschieht bei Aktivierung automatisch und färbt die jeweilige Tagesspalte orange/rot.Anschließend können Sie noch wählen, für welches Land (Deutschland, Österreich oder Schweiz)und davon abhängig für welches Bundesland bzw. welchen Kanton genau die Feiertage ermitteltbzw. berücksichtigt werden sollen.9www.financial-modelling-videos.de
Excel-Projektmanagement-PaketDie spezifischen Feiertage sind in einem ewigen Kalender für alle 16 Bundesländer (Deutschland)bzw. alle 9 Bundesländer (Österreich) und alle 26 Kantone (Schweiz) bereits vorgegeben. Dieselassen sich aber bei Bedarf auf dem Blatt «Feiertage» noch anpassen (bspw. ist das AugsburgerFriedensfest nur im Stadtgebiet Augsburg gesetzlicher Feiertag, nicht jedoch im angrenzendenUmland oder in der Schweiz gibt es gesetzlich nicht anerkannte Feiertage, an denen in der Regelaber trotzdem im gesamten Kanton oder in einigen bestimmten Gemeinden Arbeitsruhe ist usw.).Außerdem können dort auch noch zusätzliche freie Tage (z.B. Ferientage, Brückentage etc.) individuell für jedes Bundesland bzw. jeden Kanton definiert werden. Wie Sie dazu vorgehen, lesenSie in Kapitel 2.3.1.2.1.2 Blatt «Projektplan»Schaut man zunächst auf den Grundaufbau des Blattes «Projektplan», so lassen sich grundsätzlich vier verschiedene Bereiche unterscheiden (vgl. Abb. 2.6).Abb. 2.6: Grundaufbau Tabellenblatt «Projektplan» (Tagesbasis - 3P)Kopfbereich mit Projektdaten und Top MeilensteinenIm linken, oberen Bereich werden in übersichtlicher Weise die Projektdetails zusammengefasst. Hier sind keine Eingaben möglich/erforderlich. Die Daten stammen alle vomBlatt «Annahmen» und müssen bei Bedarf dort angepasst werden.Bei Bedarf kann rechts neben der Infobox ein eigenes Logo/Bild eingesetzt werden (optional).Der mittlere obere Bereich dient der Darstellungseinstellung und der Navigation. Überden Schieberegler oder die Direkteingabebox rechts daneben kann der Darstellungsbereich um eine beliebige Anzahl von Tagen verschoben werden. Dies ändert nicht dieTermine/Dauer der geplanten Aktivitäten, sondern verschiebt nur die Zeitskala und dasentsprechende Gantt-Diagramm, so dass man bspw. einen weit in der Zukunft liegendenBereich (z.B. zur genaueren Analyse) nach vorne bringen kann. Die Nutzung dieserFunktionalität kann auch hilfreich sein, wenn nicht das gesamte Gantt-Diagramm sondern nur Teile ausgedruckt bzw. exportiert werden sollen.www.financial-modelling-videos.de10
Excel-Projektmanagement-PaketMit Hilfe der beiden Hyperlinks darunter können Sie mit einem Klick (auch bei umfangreichen, langen Projektplänen) zum aktuellen Tag ( Heute) bzw. zum ersten Darstellungstag springen.Schließlich gibt es im rechten oberen Bereich noch die Möglichkeit, bis zu 3 sogenannte«Top Meilensteine» zu definieren (Datum und Bezeichnung). Diese werden dann imGantt-Diagramm entsprechend dargestellt, wobei die jeweilige Tagesspalte farblich hervorgehoben wird (aufgabenspezifische Meilensteine sind davon unabhängig und können für jedes Arbeitspaket zusätzlich definiert werden, vgl. Kap. 2.2)1. Sofern Sie keine«Top Meilensteine» benötigen, lassen Sie einfach die Eingabefelder für die Daten leer. Vorgabebereich für die einzelnen Aufgaben bzw. ArbeitspaketeHier werden die Detailvorgaben bzw. -planungen für das Projekt gemacht. Dazu zählendie Bezeichnungen und Hierarchie der einzelnen Teilaufgaben und Arbeitspakete2, dieVerantwortlichkeiten, die Startdaten, die Plan- und IST-Dauer der einzelnen Phasen,aufgabenspezifische Meilensteine sowie ein bei Bedarf ein beliebiger Kommentartext.Details zu den einzelnen Eingabefeldern zur Projektplanung finden Sie im Kap. 2.2. Gantt-Diagramm ( Balkendiagramm) zur Visualisierung der ProjektplanungIn diesem Bereich wird die Dauer der einzelnen Arbeitspakete (je nach Projektphase)übersichtlich in Form eines Gantt-Diagrammes dargestellt. Dabei erkennt man die verschiedenen, zeitlich hintereinander folgenden Projektphasen (1 bis 3) an Hand der unterschiedlichen Farben. Auch werden Plan- und IST-Daten automatisch farblich unterschiedlich dargestellt.In diesen Bereich muss/darf nichts eingegeben oder verändert werden. Die unterschiedlichen farblichen Balken werden automatisch über entsprechende bedingte Formatierungen und ggf. zusätzliche Formeln gemäß der jeweiligen Vorgaben für die Arbeitspakete angezeigt.Wie Sie bei Bedarf die einzelnen, vorgegebenen Farben für das Balkendiagramm anpassen können, erfahren Sie in Kapitel 2.3.4.1Ein Meilenstein ist ein wichtiger Zeitpunkt oder ein wichtiges Ereignis im Projekt. Es ist eine Aktivität oder Vorgangohne Dauer (Dauer 0) und i.d.R. ohne Zuordnung von Ressourcen. Fimovi bietet im Excel-ProjektmanagementPaket auch eine Excel-Vorlage zur einfachen und schnellen Erstellung eines Meilensteinplans an. Dabei handelt essich um einen Terminplan auf hoher Ebene, in dem die wichtigsten Meilensteine übersichtlich dargestellt werden.2Im Projektmanagement bezeichnet man mit Arbeitspaket ( Vorgang) einen Teil eines Projektes, der im Projektstrukturplan (PSP) nicht weiter aufgegliedert ist. Ein Arbeitspaket kann auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen. Um das Projektziel zu erreichen, ist die Abarbeitung aller Arbeitspakete nötig. Im allgemeinen Sprachgebrauchwerden Arbeitspakete häufig auch mit «Aufgabe», «Aktivität» oder «Vorgang» bezeichnet, in Microsoft Project mit«Vorgang».11www.financial-modelling-videos.de
Excel-Projektmanagement-Paket Zeitskala mit Daten, Kalenderwochen, Wochentagen und FeiertagenIn diesem Bereich finden Sie alle zeitlichen Informationen sowie die Feiertage (sofernauf dem Blatt «Annahmen» aktiviert). Für eine möglichst schnelle und gute Übersichtwerden neben dem Monat auch die jeweilige Kalenderwoche (ISO 8601 konform berechnet europäisches Wochennummerierungssystem, vgl. Kap. 1.2.2), die Anzahlder Tage ab Projektstart, der jeweilige Wochentag sowie das genaue Datum angezeigt.Über eine bedingte Formatierung werden Samstage und Sonntage zur besseren Orientierung automatisch dunkelgrau formatiert. Dies hat aber nichts damit zu tun, ob dieseals freier Tag oder Arbeitstag bestimmt wurden (vgl. Vorgaben für die Berechnungen inKap. 2.1.1).2.2Projektplanung - Vorgehensweise und OptionenUnser Ziel bei der Konzeptionierung und Entwicklung des Excel-Projektmanagement-Pakets wares, die Nutzung und Bedienung aus Anwendersicht trotz der zahlreichen Möglichkeiten die diesesPaket bietet so einfach und selbsterklärend wie möglich zu gestalten.Wir hoffen natürlich, dass dies weitgehend gelungen ist (Ihr Feedback ist dabei für uns enormwichtig unsere Kontaktdaten finden Sie hier (Kap. 8.1.2)), wollen aber an dieser Stelle nochmalkurz auf einige Besonderheiten eingehen. Dabei stehen die Reihenfolge und die verschiedenenPlanungsoptionen im Vordergrund. Wie Sie die einzelnen Vorlagen eigenständig anpassen bzw.erweitern können, erläutern wir ihnen nicht in diesem Abschnitt, sondern im folgenden Kapitel 2.3.Die richtige Vorgehensweise für die eigene ProjektplanungFolgende Schritte empfehlen wir für ihre eigene Projektplanung:1. Ausgangsdatei unter neuem (Projekt-)Namen speichernÖffnen Sie die gewünschte Vorlagen-Datei und speichern diese als erstes unter einemaussagekräftigen Datei-Namen neu ab. Auf diese Weise bleibt ihr Template erhalten undfalls mal etwas schiefgeht, können Sie jederzeit auf die Ausgangsdatei zurückgreifen. Siekönnen sich natürlich auch eine eigene Masterdatei entwickeln, die bereits spezifische Anpassungen enthält. Dadurch sparen Sie viel Zeit bei der Planung neuer Projekte, da zahlreiche Vorgaben bereits enthalten sind und die alten Daten (Arbeitspakete, Daten etc.)nicht erst gelöscht werden müssen.2. Projektvorgaben auf dem Blatt «Annahmen» machenGehen Sie kurz durch das Blatt «Annahmen» und definieren alle projektrelevanten Vorgaben. Besonders wichtig sind dabei der Projekt-/bzw. Kalenderstart, die Definition der Arbeitswoche und die Auswahl der Feiertage. Die Änderungen dieser 3 Parameter im Nachhinein (d.h. nach Eintragung und zeitlicher Planung einzelner Arbeitspakete) kann zu erheblichen Verschiebungen führen und sollte vermieden werden.www.financial-modelling-videos.de12
Excel-Projektmanagement-Paket3. Definition der Teilaufgaben und ArbeitspaketeBevor Sie mit der zeitlichen Planung der einzelnen Arbeitspakete beginnen, sollten Sie sichzunächst überlegen, welche Teilprojekte, Aufgaben, Teilaufgaben, Arbeitspakete und ggf.Aktivitäten ihr Projekt umfasst und diese in eine entsprechende Reihenfolge und Hierarchiebringen. Dazu ist bei umfangreicheren Projekten i.d.R. eine Anpassung des Blattes «Projektplan» notwendig. Dies geht schnell und einfach via copy&paste und wird im Kapitel2.3.2 beschrieben.Die Anzahl der erforderlichen Ebenen hängt von der Komplexität ihres Projektes und demgewünschten Detailgrad ab. Sofern bereits ein Projektstrukturplan (PSP)3 existiert, könnenSie die Informationen von dort einfach übernehmen. In den verschiedenen Gantt-Diagramm-Vorlagen sind bereits bis zu 4 Unterebenen vordefiniert, deren Nummerierung automatisch erfolgt. Damit dies einwandfrei funktioniert, dürfen sich zwischen zwei Aufgabenblöcken (erkennbar an der einstelligen Nummer in der Spalte «Pos.») keine Leerzeilen befinden.Abb. 2.7:Teilaufgaben, Arbeitspakete und deren HierarchieDie Zelle «Teilaufgabe 1» (siehe Markierung) ist trotz ihrer rot/orangen Formatierung eine Eingabezelle.Die Abweichung zum ansonsten in der gesamten Datei geltenden Eingabeformat (gelbe Zellen) wurdean dieser Stelle aus Übersichtsgründen gewählt.Außerdem werden über eine bedingte Formatierung alle Zeilen mit einer einstelligen Nummer in der Spalte «Pos.» speziell formatiert, damit diese klarer erkennbar sind (da sozusagen Oberpunkte).Die Projektverantwortlichen können per Dropdown-Menu ausgewählt bzw. zugewiesenwerden (sofern auf dem Blatt «Annahmen» definiert). Sie können aber auch einfach beliebige Namen in die Zellen direkt eintragen.3Der Projektstrukturpl
Excel-Projektmanagement-Paket www.financial-modelling-videos.de 4 1.2 Lieferumfang und Systemvoraussetzungen 1.2.1 Lieferumfang Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb der Vorlagensammlung Excel-Projektmanagement-Paket (EPP) von Fimovi. Das Paket soll ihnen ihr Projektmanagement erleichtern und enthält v
