Transcription
Fachbereich Gastronomie05/1929. November 2019Exclusiv-Info für die Mitglieder des DEHOGA BayernDer Fachbereich Gastronomie informiert:Mitgliederinformation:Anforderungen an elektronische Registrierkassen undKassensysteme (Stand: November 2019)1. AusgangslageDiese Information zeigt Ihnen, bis wann Kassensysteme („elektronischeAufzeichnungssysteme“ – elektronische Registrierkassen, proprietäre Kassensysteme, PC-Kassensysteme), welche Anforderungen erfüllen müssen und was Sie als Unternehmer bei der Anschaffung eines neuenKassensystems unbedingt beachten sollten.Denn: Alte und neue „Kassenrichtlinie“, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“(„Kassengesetz“), die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und dieMöglichkeit der unangekündigten Kassen-Nachschau sorgen für allgemeine Verunsicherung auf dem Markt.Nicht leichter machen es einem die Jahreszahlen:2010201520172018202020222023Welche Zahl ist für Sie wichtig? Nun, das hängt ganz von Ihrer Kaufabsichtab!2. ZielDiese Information bietet Ihnen eine strukturierte Übersicht und hilft Ihnenbei Fragen, wenn Sie gerade eine Kasse gekauft haben, die die aktuellen Anforderungenabdeckt, und beabsichtigen, diese auch nach 2019 einzusetzen, oder in der nahen Zukunft eine Kasse kaufen und diese auch nach 2019verwenden möchten.So vermeiden Sie Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung.3. Alle Regelungen und Zeiträume im Überblick3.1. Neue „Kassenrichtlinie“ (seit 2010/2017)Die neue „Kassenrichtlinie“ (BMF-Schreiben zur Aufbewahrung digitalerUnterlagen bei Bargeschäften) wurde vom Bundesministerium der Finanzen am 26.11.2010 veröffentlicht. Sie heißt daher auch „Kassenrichtlinie2010“ und regelt die Anforderungen an moderne Kassensysteme (elektronische Registrierkassen, proprietäre Kassensysteme, PC-Kassensysteme),die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worBayerischer Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA Bayern e.V. · Fachbereich GastronomieOrleansstraße 1 · 93055 Regensburg · Fon 49 941 795249 · Fax 49 941 792206www.dehoga-bayern.de · [email protected]/6
den sind bzw. noch werden und nicht aufrüstbar im Sinne des „Kassengesetzes“ sind (vgl. Punkt 3.2). Kassen, die diese Anforderungen erfüllen,dürfen letztmalig bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden (vgl. Punkt 3.3).Die Anforderungen lauten in aller Kürze: Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig,zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Diese Daten sind unveränderlich abzulegen (z.B. auf einer internenFestplatte, einer SD-Karte oder einem sonstigen Speichermedium). Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss elektronisch aufgezeichnet werden und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Kassensysteme müssen das Festschreibe- und Erfassungsdatummit Uhrzeit sowohl aufzeichnen als auch wiedergeben können. Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch nicht nachvollziehbar verändert werden („Beleg-, Grundbuch- und Journalfunktion“). Die gespeicherten Aufzeichnungen sind bei einer digitalen Betriebsprüfung vorzulegen.Dokumentiert werden muss also: „Wer hat wann was gekauft und wie bezahlt?“HinweisDurch die neue „Kassenrichtlinie“ wurde die alte „Kassenrichtlinie“ vom 09.01.1996(BMF-Schreiben zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen) mit einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016abgelöst. Verbindlich ist die neue „Kassenrichtlinie“ also seit dem 01.01.2017.3.2. „Kassengesetz“ (seit 2018/ab 2020)3.2.1. Kassen-Nachschau (seit 2018)Durch das „Kassengesetz“ von 2016 sind die Finanzbehörden seit dem01.01.2018 ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassen-Nachschauvorzunehmen.HinweisHier liegt bis zum 31.12.2019 noch der Fokus auf der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Einnahmen und Ausgaben.Ab dem 01.01.2020 wird der Fokus dann verstärkt auf der ordnungsgemäßenVerwendung der dann einzusetzenden Aufzeichnungssysteme inklusive gültigerZertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE; s.u.) liegen.3.2.2 Weitere Neuregelungen (ab 2020)Neben der Kassen-Nachschau sieht das „Kassengesetz“ vor allem Verschärfungen ab dem 01.01.2020 vor. Sinn und Zweck dieser neuen Sicherheitsauflagen ist, die nachträgliche Veränderung oder Manipulation vonsteuerlich relevanten Kassenvorgängen („digitale Grundaufzeichnungen“)zu erschweren. Denn aus Sicht der Finanzbehörden führt die vermehrt digiBayerischer Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA Bayern e.V. · Fachbereich GastronomieOrleansstraße 1 · 93055 Regensburg · Fon 49 941 795249 · Fax 49 941 792206www.dehoga-bayern.de · [email protected]/6
tale Erfassung von Geschäftsvorfällen dazu, dass nachträgliche Manipulationen häufig erst viel später und nur mit erheblichem Aufwand festgestelltwerden können.HinweisAußerdem wurden mit dem „Kassengesetz“ von 2016 die bereits seit 01.01.2015gültigen GoBD (BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu den GoBD) auchgesetzlich festgeschrieben. In diesem BMF-Schreiben finden sich auch Hinweisezur verpflichtenden t/betriebspruefungen/ nach Anmeldung kostenfreiein praktisches Muster für die verpflichtende Verfahrensdokumentation.Technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) und deren ZertifizierungUm modernen Manipulationsmethoden (z. B. „Zappern“) keine Chancemehr zu bieten, muss ab dem 01.01.2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt werden. Dadurch ist es nicht mehrmöglich, eine „Schadsoftware" im Kassensystem wirksam zu installierenund so die Umsätze manipulativ zu reduzieren. Vereinfacht wird die TSE imAufzeichnungssystem bei jedem Kassenvorgang aktiviert, sichert die zugehörigen Daten und speichert diese gesicherten Daten in einem einheitlichen Format ab. Die Finanzbehörden können dann die geschützten Datenauf Vollständigkeit und Seriosität prüfen. Die Zertifizierung beschränkt sichauf die TSE und umfasst nicht die Kasse selbst oder die eingesetzte Kassensoftware.Da bislang noch keine manipulationssicheren Kassen oder Aufrüstmodule bzw. technische Sicherheitseinrichtungen zu auf dem Markterhältlich sind, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 06.11.2019mit einem Nichtanwendungserlass reagiert.HinweisDas BMF stellt im Nichtanwendungserlass klar, dass die technisch notwendigenAnpassungen und Aufrüstungen der Kassensysteme umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen seien. Jedoch werde es nicht beanstandet, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen)längstens bis zum 30. September 2020 nicht über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen.Das heißt, dass eine Aufrüstung bestehender Kassensysteme vorzunehmenist, sobald dies faktisch möglich ist, also wenn die Kassenhersteller entsprechende Geräte zur Verfügung stellen und diese auch erworben werden können. Wann das der Fall sein wird, ist nach unserem Kenntnisstand derzeitnoch nicht absehbar. Auch ist davon auszugehen, dass ab Bestellmöglichkeit derneuen Technik mit langen Lieferzeiten zu rechnen ist.Definition KassenvorgangHierbei handelt es sich um einen Aufzeichnungsprozess, der bei Nutzungoder Konfiguration eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Protokollierung durch die zertifizierte TSE auslösen muss. Ein Vorgangkann mehrere Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge umfassen. Korres-Bayerischer Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA Bayern e.V. · Fachbereich GastronomieOrleansstraße 1 · 93055 Regensburg · Fon 49 941 795249 · Fax 49 941 792206www.dehoga-bayern.de · [email protected]/6
pondierend zu dieser Aufzeichnung im Aufzeichnungssystem wird eineTransaktion in der zertifizierten TSE nisches Aufzeichnungssystemzertifizierte TSEDer Begriff Vorgang bzw. Geschäftsvorfall wird an folgenden Eigenschaften ausgemacht: Alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts Auswirkung, Dokumentation oder Veränderung bei Gewinn, Verlust oder Vermögenszusammensetzung in einem UnternehmenBeispiele hierfür: Eingangs- oder Ausgangsumsätze (nachträgliche) Stornierungen eines Umsatzes Trinkgelder (Unternehmer/ Arbeitnehmer) Gutscheine (Einzweck oder Mehrzweck; Ausgabe oder Einlösung) Privatentnahme oder Privateinlage Wechselgeld-Einlage Lohnzahlung aus Kasse GeldtransitAndere Vorgänge werden als Ergebnisse durch die Nutzung des elektronischenAufzeichnungssystems ausgelöst und nicht durch die vorgenannten Geschäftsvorfälle berührt.Beispiele hierfür: Trainingsbuchungen Sofortstorno eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs Belegabbrüche Erstellte Angebote BestellungenMeldepflichtAb dem 01.01.2020 sollten dem zuständigen Finanzamt außerdem die Artund Anzahl der im Unternehmen eingesetzten Aufzeichnungssysteme(elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen) mitgeteilt werden. Dies geschieht mit einem Vordruck, der durch dieFinanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden soll. Beginn und Ende desEinsatzes im Unternehmen sind ebenso mitzuteilen wie die verwendeteTSE. Erstmalig erfolgen sollte diese Mitteilung bis zum 31.01.2020. BeiÄnderungen wie Außerbetriebnahme oder Neuanschaffung sollte dies innerhalb einer Monatsfrist mitgeteilt werden.HinweisDas Bundesfinanzministerium stellte im Nichtanwendungserlass vom 06.11.2019klar, dass diese Meldungen an das zuständige Finanzamt erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens erfolgen müssen. Somit müssenbis auf weiteres noch keine im Unternehmen eingesetzte Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen) an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Ab wann diesBayerischer Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA Bayern e.V. · Fachbereich GastronomieOrleansstraße 1 · 93055 Regensburg · Fon 49 941 795249 · Fax 49 941 792206www.dehoga-bayern.de · [email protected]/6
bezügliche Meldungen vorzunehmen sind, wird das Bundesfinanzministerium gesondert mitteilen.BelegausgabepflichtZusätzlich besteht bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystemsab dem 01.01.2020 die Belegausgabepflicht an den am Geschäftsvorfall(z. B. Verkauf) beteiligten Kunden bzw. Käufer. Der Beleg ist elektronischoder in Papierform zur Verfügung zu stellen. Eine Pflicht zur Mitnahme desBelegs besteht nicht.Der Vollständigkeit halber sei darauf hingewiesen, dass eine Belegausgabepflicht unabhängig von der Möglichkeit des Einsatzes einer manipulationssicheren Kasse ab dem 1. Januar 2020 vorgeschrieben ist.HinweisBei Dienstleistungen oder beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität unterden Voraussetzungen des § 148 Abgabenordnung (AO) ein Antrag auf Befreiungvon der Belegausgabepflicht gestellt werden.Der Antrag ist formlos beim zuständigen Finanzamt zu stellen (formlos, wegenfehlendem amtlichen Vordruck). Es ist eine Begründung einer nachweislichensachlichen oder persönlichen Härte notwendig. Die mit der Belegausgabepflichtentstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte dar. Die Begründungen sind naturgemäß je nach Betrieb unterschiedlich. Daher kann der DEHOGA Bayern keinen Vordruck für einen solchen Antrag zur Verfügung stellen.Weitere Informationen zur Belegausgabepflicht finden Sie auf dem Internetauftritt des Bundesfinanzministeriums unter „Fragen und egpflicht.html3.3. Die ÜbergangsregelungElektronische Aufzeichnungssysteme, die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden sind bzw. werden und die Anforderungen der neuen Kassenrichtlinie (BMF-Schreiben vom26.11.2010) erfüllen, nicht aber die Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifiziertentechnischen Sicherheitseinrichtung (TSE) haben,können noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden.HinweisDie Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzten Aufzeichnungssysteme (z. B. Bestätigung des Kassenherstellers) aufzubewahren.Kurz und knapp: Lassen Sie sich das Vorliegen der Voraussetzungen vom Kassenhersteller schriftlich bestätigen!Bayerischer Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA Bayern e.V. · Fachbereich GastronomieOrleansstraße 1 · 93055 Regensburg · Fon 49 941 795249 · Fax 49 941 792206www.dehoga-bayern.de · [email protected]/6
Ab dem 01.01.2023 ist dann in jedem Fall eine neue, den technischen Voraussetzungen des „Kassengesetzes“ (vgl. Punkt 3.2.2) entsprechendeKasse einzusetzen.HinweisViele Kassenanbieter werben mit der Aussage, dass bei aktuellen Kassenkäufen eine Aufrüstbarkeit mit einer zertifizierten TSE gegeben ist. LassenSie sich diese Aussage schriftlich im Kaufvertrag fixieren!Ab dem Jahr 2020 ist es sogar verboten, elektronische Aufzeichnungssystemegewerblich in den Verkauf zu bringen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werdenkönnen. Sie selbst dürfen Ihre alte derartige Kasse dann nicht (mehr) verkaufen.4. AnwendungsbereichDie zuvor ausgeführten Regelungen und Fristen gelten für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Als solche gelten computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen.HinweisAusdrücklich nicht erfasst sind laut KassenSichV Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronischeBuchhaltungsprogramme, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.Alle Informationen und Angabennach bestem Wissen, jedoch ohneGewähr.Diese Information ersetzt nicht dieindividuelle Beratung durch einenSteuerberater oder Rechtsanwalt!Rechtsstand: November 2019Bei Fragen wenden Sie sich bitte anIhre zuständige DEHOGA berfranken09 21/ 5 66 [email protected] 11/ 26 26 [email protected] 31/ 41 24 [email protected] 21/ 3 37 [email protected] 89/ 2 87 [email protected] 71/ 64 [email protected] 41/ 79 52 [email protected] Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA Bayern e.V. · Fachbereich GastronomieOrleansstraße 1 · 93055 Regensburg · Fon 49 941 795249 · Fax 49 941 792206www.dehoga-bayern.de · [email protected]/6
satz elektronischer Registrierkassen) mit einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 abgelöst. Verbindlich ist die neue „Kassenrichtlinie“ also seit dem 01.01.2017. 3.2. „Kassengesetz“ (seit 2018/ab 2020) 3.2.1. Kassen-Nachschau (seit 2018) Durch das „Kassengesetz“ v
