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Auftaktveranstaltung Campusmanagement:ERM und SLM legen gemeinsam los

Agenda (10:00-13:00 Uhr)Die Hochschulleitung stellt das Campusmanagementprojekt vorProf. Dr. Thomsen: GrußwortProf. Dr. Gutheil:Startschuss für das ERM-ProjektProf. Dr. Heiß:Das SLM-Projekt: erste Erfahrungen, weitere PlanungenDie Projektmacher kommen zu Wort Wie führt man ein System mit zwei Projekten ein? (Hr. Jeschke / Hr. Wilmes)Implementierung mit mehreren Projektpartnern (Hr. Mitterer (SAP) und Hr.Gogolok (itelligence))Nachgefragt: Interviews mit den MachernInfomarkt mit den Teilprojektleiter/innenSeite 2

Prof. Dr. Christian ThomsenPräsident der TU BerlinSeite 3

Prof. Dr. Ulrike GutheilKanzlerin der TU BerlinERM - ProjektleitungSeite 4

Das ERM Projekt - Rückschau seit 2012Unsere Motivation:-Reduzierung der Arbeitsverdichtung-Steigerung der Arbeitszufriedenheit-Verbesserung von Qualität und Quantität der Services-Mehr Transparenz-kürzere Einarbeitungszeiten-Einfachere Vertretbarkeit- Seite 5

ERM – Das VorprojektZeitraumAktivitäten2012 – 2013 RechercheDez. 2013 Einkauf SAP Lizenzen2014 Entwicklung von Soll-Prozessen (AGs)Erstellung der LeistungsbeschreibungVorbereitung und Start Vergabeverfahren10/2014 Angebote der Bewerber2015 ERM-VergabeverfahrenBewertung der Angebote durch Vergabegruppe und FachspezialistenWorkshops mit Bietern zur Klärung des LeistungsumfangsKonkretisierung der fachlichen Anforderungen04/2015 Überarbeitetes Angebot der Bewerber2015 Start der kaufmännischen VerhandlungenEnde 2015 Start des ERM-Projektes: Vertragsunterzeichnung mit SAPSeite 6

DANKE an die VerhandlungsgruppeSeite 7

ERM Projekt - Q4Q1Q2Q32018Q4Q1KonzeptionsphaseRechnungswesen &Logistik, HCMQuerschnitts- &IntegrationsthemenRealisierungRechnungswesen & LogistikHCMQuerschnitts- & IntegrationsthemenTestSchulungen01.01.18Go Live & SupportSeite 8

Erwartungen an ERMSAP-Implementierung wird Basis für eine zukunftsfähige Verwaltung undServicesWas heißt das für die TU Berlin in den kommenden Monaten und Jahren?-Kennenlernen des SAP-Systems-Erarbeitung von Konzepten-Nutzung der Potentiale des SystemsDarüber hinaus:-kontinuierliche Weiterentwicklung des SystemSeite 9

Herausforderungen an die TU Berlin Ausgestaltung der TU-Sollprozesse durch: klar definierte Soll-Prozesse Kooperation und Co-Kreation von TU-Mitarbeiter/innen und SAPBerater/innen Transparenz und Verlässlichkeit durch: Standards klar definierte Rollen und Zuständigkeiten Nutzerorientierung heißt: Workflows als führende Logik (über Abteilungen hinweg)Ø Campusmanagementprojekt ist OrganisationsentwicklungSeite 10

Ergebnisse in der Projektlaufzeit Gesamtkonzept der TU-Anforderungen liegt bis Ende 2016/Anfang 2017vor: funktionale Anforderungen der Verwaltung Prozessunterstützung & Workflows NutzeroberflächenNach und nach werden alle Zielgruppen geschult:1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Teilprojekte2. Testerinnen und Tester3. Anwender und AnwenderinnenWesentliche Bausteine sind Ende 2017 im SAP-System realisiert undgetestet und in Betrieb genommenDer Betrieb ist für 2018 gut vorbereitet. Alle Nutzer werden gut unterstützt.Seite 11

Prof. Dr. Hans-Ulrich HeißVizepräsident für Studium und Lehreder TU BerlinSLM - ProjektleitungSeite 12

Das SLM Projekt„Ich kann freilich nicht sagen, ob es besser wird,wenn es anders wird; aber so viel kann ichsagen: es muss anders werden, wenn es gutwerden soll.“Georg Christoph LichtenbergSeite 13

Perspektive: Campusmanagement ganzheitlichCampusmanagement ERM SLM . SLM: Student Lifecycle Management: Verbessern und Erweitern der Servicesfür Studierende, Dozierende und andere ERMSLMsoftwaretechnischer Unterstützung Seite 14Effiziente Prozesse mit homogener Ablösung von HIS ZUL / SOS / POS . StudierendenzentriertheitERM: Enterprise Resource Management

Besondere Zielsetzung/Herausforderung:Integration ERM / SLM auf ProzessebeneRückmeldung(Gebühren, Statistik, .)Studiengebühren(weiterbildende Master, .)ERMLehrräume(Sperrung, Buchung, Belegung, ggf. Abrechnung, .)Lehre(Prüfungen, LinF, .)Berichte(Studiengang, Veranstaltung, Fak. .)Lehrpersonal in der Lehre(Doppelstatus, Stammdaten, .)Identitymanagement(Campuskarte, Rollen & Rechte, Lizenzen, .)Seite 15SLM

Der Student ungGraduierungStudiumPrüfungSeite 16Studierende im Mittelpunktder Betrachtung Studierendenzentrierunggrün:SLM-Aufgabenstellung

Phasen Projekt SLM:PhasenZeitraumWesentliche Aufgaben1. VorprojektQ3-4 / 2012Projektetablierung, Prozesslandkarte2. Analyse & DefinitionQ2/2013 – Q2/2014 Prozessanalysen, SOLL-Konzept3. AusschreibungenQ4/2013 – Q3/2015 Entscheidung für SAP SLcM it.education4. ImplementierungsprojektQ3/2015 – Q1/2018 Konzeption, Systemaufbau, Customizing,Datenmigration, Schulungen, schrittweiseProduktivsetzungen, Nachbetreuung5. Verstetigungab 2017/18Seite 17Überführung in den Regelbetrieb

Konzeption / RedundanzØ Gespiegelte Infrastruktur über beide RechenzentrenØ Ein Serversystem, sowie HANA-Cluster für ProduktionØ Ein Serversystem, sowie HANA-Cluster für Entwicklung sowie Test- und QMRechenzentrum 1ServersystemeHANASeite 18HANARechenzentrum erversystemeSpeichersystem

Das Campusmanagementprogramm Die Macher stellen sich vorSeite 19

Das Campusmanagementprogramm Die Macher stellen sich vorProjektpartnerLeitungProjektmanager SLMMichael JeschkeProjektmanager ERMMichael WilmesStellvertr. Projektleiter SAPThomas AstProjektleiter itelligenceSebastian GogolokSeite 20

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Zeitplan Campusmanagement2015Q42016Q1Q22017Q3Realisierung Prüfungsmanagement IKonzeptionsphaseQ4Q1Q2Q32018Q4Q1Go live PM IRealisierung Prüfungsmanagement IIGo live PM IIRealisierung StudierendenverwaltungKonzeptionsphaseRealisierung LehrveranstaltungsmanagementGo live StudierendenverwaltungGo live LehrveranstaltungsmgntKonzeptionsphase ERM-GesamtRealisierung ERM-GesamtSeite 22Go Live ERM

SLM: Zeitplan 2016 - Prüfungsmanagement Teil ng Prüfungsmanagement (Teil 1)Testen101112Go live Mitarbeiter/innen:Prüfungsverwaltungu.a. Ablösung QIS POSGo live Studierende:u.a. PrüfungsanmeldungTU BerlinInformationsangeboteSeite 23SchulungenUnterstützung

SLM: Vorbereiten der Nutzer/innen – unsere AngeboteØ Informationsangebot, u.a. Informationsveranstaltungen, Präsentationen/Vorführungen, Dialoge Informationsmaterialien, Anleitungen, VorbereitungshinweiseØ Schulungsangebot, u.a. Zielgruppengerechte, individualisierte Angebote Verschiedene Formate (klassisch, Workshops, Videos.)Ø Unterstützungsangebot, u.a. Unterstützung in der Einarbeitungsphase Anwendungssupport, SprechstundenSeite 24

SLM: InformationØ Webseite http://www.innocampus.tu-berlin.de/slm Blog, Übersicht, Dokumente, Meckerkasten, ProzesslandkarteØ Weiter Informationsangebote: Austausch mit Referaten I B, I B POS und I DV in Vorbereitung Vor-Ort-Termine in Fakultäten/Fachgebieten in Vorbereitung Viele weitere Angebote für 2016 in Planung (vgl. Change)Ø Direkter Kontakt à Sprechen Sie uns einfach an !!!Seite 25

Zeitplan Campusmanagement2015Q42016Q1Q22017Q3Realisierung Prüfungsmanagement IKonzeptionsphaseQ4Q1Q2Q32018Q4Q1Go live PM IRealisierung Prüfungsmanagement IIGo live PM IIRealisierung StudierendenverwaltungKonzeptionsphaseRealisierung LehrveranstaltungsmanagementGo live StudierendenverwaltungGo live LehrveranstaltungsmgntKonzeptionsphase ERM-GesamtRealisierung ERM-GesamtSeite 26Go Live ERM

ERM Projekt –Wo stehen wir im ERM-Projekt gerade?Die Übergabe der Planungsdokumente durch SAP steht kurz bevor: Gemeinsame Phasenplanung Projektmanagementdokumente Schaffung optimaler RahmenbedingungenSeite 27

ERM Projekt –Was kommt als nächstes? Die Planung wird geprüft und frei gegeben Die Schulungen und Konzeptworkshops werden vorbereitet Allen Projektbeteiligten wird die Mitarbeit durch eine Dienstvereinbarungermöglicht Die Rahmenbedingungen für eine effiziente Projektarbeit werdenvorbereitet (Schulungsinfrastruktur, Projektkommunikation etc.)Seite 28

ERM Projekt –Was bedeutet das für die Beschäftigten? Die Mitglieder der Projektteams stehen vor einer Phase der erhöhtenBelastung Ihr Engagement ist der wichtigste Faktor für den Projekterfolg Das Projektleitungsteam stellt sich der Verantwortung einer möglichstoptimalen Unterstützung der fachlichen Arbeit Sie profitieren von einer intensiven Qualifizierung im zukünftigenSchlüsselthema SAP@TUBSeite 29

ERM Projekt –Wie gehen wir auf die Beschäftigten zu? systematische Einbindung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen aus denzentralen und dezentralen Bereichen in die Teilprojekte (z.B.Konzeptionsworkshops) Ausweitung auf weitere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aller Bereiche in derTestphase Schulung aller Anwender und AnwenderinnenMaßnahmen des Change Management für das Gesamtvorhaben-Offenes Projektbüro-Besuche der dezentralen und zentralen Bereiche-Runde Tische der Projektleitungen-NewsletterSeite 30

SAP Deutschland SE & Co. KGSeite 31

bekennt sich zum HochschulbereichLösungen für Hochschulen und Forschungseinrichtungen zählenzu den Fokusbereichen der SAP und sind fester Bestandteil derstrategischen Ausrichtung. Konsequente Investitionen und Innovationen bieten hoheSicherheit Seit mehr als 20 Jahren wird das Lösungsspektrum fürHochschulen kontinuierlich weiterentwickeltHochschulen steht damit eine integrierte und innovativeLösung für die Unterstützung ihrer Prozesse zur Verfügung,die ein zentraler Bestandteil des SAP Lösungsangebots ist.Seite 32

Das-Ökosystem für HochschulenSAP SESoftwarehersteller,verantwortlich für das ProduktSAP und dessen WartungSAP Deutschland SE & Co. KGTochtergesellschaft und IhrImplementierungspartner im ProjektSAPs einzigartiges PartnernetzwerkSAP University Alliances ProgramHERUG (Internationale SAP Anwendergruppe für Hochschulen)Seite 33

an deutschen Hochschulen Freie Universität Berlin Fernuni Hagen Karlsruher Institut für Technologie Universität Hannover Universität Heidelberg Universität Hohenheim Technische Universität Braunschweig Technische Universität Darmstadt Universität Kassel Universität Leipzig Technische Universität Dortmund Technische Universität Dresden Technische Universität München Universität Lüneburg Universität Mannheim Universität Marburg Universität Augsburg Universität Bielefeld Universität Münster Universität Oldenburg Universität Bremen Universität des Saarlandes Universität Duisburg-Essen Universität Siegen Universität Stuttgart Universität Tübingen Universität Freiburg Universität Gießen Universität Ulm Universität Würzburg Universität Göttingen Universität Hamburg Universität zu KölnSeite 34 und viele weitere!