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PROJEKTMANAGEMENTTOOLS1. ALLGEMEINE INFORMATIONENUnter Digitalen Projektmanagement Tools (PMT) versteht man in erster Linie "Projektmanagement-Informationssysteme", die die Planung und Kontrolle des Projektfortschrittsunterstützen. Im Prozess organisieren, strukturieren und begleiten PMT alle Schritte undMaßnahmen von der Meilensteinplanung, über die Fokussierung auf Arbeitspakete bishin zur Projektrealisierung.Mithilfe serverbasierter Anwendungssysteme können allen Projektmitarbeiter/-innengezielt relevante Informationen zur Verfügung gestellt und Feedback über den aktuellen Arbeitsstand gegeben werden. Zusätzlich wird durch PMT auch die Dokumentationvon Projekten und daraus folgende Prozessoptimierungen ermöglicht.Es werden zwei Methoden des Projektmanagements durch agile Software-Systeme abgebildet. Hierbei handelt es sich um die Scrum- und die Kanban-Software, wobeiScrum den Lehrenden ein Rahmengerüst mit festen Rollen vorgibt und Kanban durchseine offene Vorlagenstruktur eher der Prozesssteuerung in kleineren Projekten dient.Scrum (engl. Gedränge)Kanban (jap. Karte, Tafel)stringentes Regelwerk für Ablauf:ü feste Rollen im Team (ProductOwner, Team, Scrum Master)ü routinierte Abläufeü stabile Teamstruktur kontinuierliche Verfeinerung desProjektplans hohe Transparenz im Projekt Feedbackschleifen sind in laufenden Prozess integriert Fehleinschätzung des Arbeitspensums der Arbeitsabläufe möglichzeitintensive Meetings/ Absprache Unübersichtlichkeit bei Großprojektendurch große Anzahl an Prozesselementenbesonders für komplexe, umfangreiche Projekte geeignet besonders für kleinere, überschaubareProjekte geeignetMerkmale Herausforderungen Praxiseignung modularisierter Ablauf:ü Entlastung der Teammitglieder durchübersichtliche Kanban-Boardsü zügiger Prozessablaufü hohes Anpassungspotential Klarheit über Arbeitsstau & Notwendigkeit von Unterstützung es gibt keinen Kanban-Master: Förderung der Eigenverantwortlichkeit derProjektbeteiligtenTabelle: nach Strambowski und MehnerUniversität LeipzigE-TeachingRitterstraße 1204109 Leipzigwww.uni-leipzig.deTelefon 0341 97-32216Telefax 0341 [email protected]
Beispiel für ein Kanban-Board:Abbildung: Kanban-BoardNachfolgend sind wesentliche Elemente des Projektmanagements aufgelistet. Diesebestehen in der Regel aus vier Instrumenten.(1) Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine vollständige, hierarchische Darstellungaller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste.Alle nachfolgenden Planungen, wie beispielsweise Zeit, Kosten und Ressourcen basieren auf dem PSP.(2) Im Unterschied dazu bezeichnet der Projektablaufplan (PAP) die Auflistung aller Vorgänge in der logischen Reihenfolge der Erledigung von Projektstart bis Projektende.(3) Gantt-Diagramme bieten den Nutzer/-innen eine grafische Darstellung der terminbezogenen Abläufe eines Projektes. Hierbei handelt es sich um chronologischhierarchische Listen, die sukzessive eine genaue Zeitplanung innerhalb des Projektesermöglichen. Dabei beschreiben Balken auf einer Zeitachse den Prozess der Bearbeitung.Stand: September 2015
Abbildung: Gantt-Diagramm(4) Die SWOT-Analyse (aus dem Englischen: Stärken-Schwächen-Chancen-RisikenAnalyse) wiegt die wichtigsten Elemente des Projektes gegeneinander ab und zeigtsomit dessen Position auf. Anwendung findet die SWOT-Analyse zu Beginn eines Projektes und nach signifikanten Änderungen im Prozessverlauf.Abbildung: SWOT-Analyse2. VORTEILE UND NACHTEILE2.1 Vorteile zahlreiche Freeware verfügbar meist mobile App-Lösungen für iOS und Android vorhanden Angebot von Desktop Anwendungen & Cloud Versionen verfügbarStand: September 2015
Kooperation und Kollaboration werden gefördert durch z.B. Team-Chat, Videokonferenzen, Kalender, Dokumenten-Management, Meilensteinplanung, Zeiterfassung, Filesharing, Wikis und Foren hohe Individualisierbarkeit und Flexibilität der Arbeitsumgebung möglich2.2 Nachteile Vollversionen meist kostenpflichtig Light-Versionen mit limitierter Funktionalität weniger partizipierende Mitarbeiter/-innen, weniger Speicherplatz, komplexe Projekte nicht realisierbar niedrigschwellige Kommunikation Gefahr von Datenflut besteht Archivierung abgeschlossener Projekte fehlt meist zum Teil keine Integration von E-Mail Postfächern in die Projekte möglich3. FÜNF REGELN FÜR DEN EINSATZ1) Nutzen Sie PMT, um ein Projekt in strukturierte Arbeitspakete zu überführen. Anhand der Tools werden Ziele übersichtlich geplant und können später überprüftwerden.2) Führen Sie das PMT möglichst zu Projektbeginn ein, da es im späteren Projektverlauf zu Irritationen kommen kann.3) Es ist wichtig, verschiedene Anbieter von PMT auszuprobieren, um ein individuellpassendes und bedarfsorientiertes System zu finden. Einführungskurse und Tutorialskönnen das Erlernen unterstützen und sind gerade bei der Ersteinführung der Toolsratsam.4) Legen Sie sich nach der Probier-Phase auf ein System fest.5) Formulieren Sie im Team Handlungsempfehlungen nach erster Nutzung der Toolsfür kommende Projekte.4. TOOLS Bitrix24: Costumer-Relationship-Management System https://www.bitrix24.de/ OpenProject: Opensource-Software auf Scrum-Basis https://www.openproject.org/ Feedcamp: kostenloser Ableger von Basecamp Backups kostenpflichtighttps://freedcamp.com/ LibrePlan: moderne, teamorientierte Opensource-Software http://www.libreplan.com/Stand: September 2015
Podio: online PM-Software mit integriertem Business Social-Network https://podio.com/ Redbooth: Online-Lösung für PM mit Kollaborationfokus https://redbooth.com/de/ Wrike: flexible Online-Lösung mit großem Zusatzbaukasten https://www.wrike.com/de/ Trello: niedrigschwellige Kanban-Software https://trello.com/ GanttProject: etablierte Desktop-Software für Gantt-Charts http://www.ganttproject.biz/5. WEITERFÜHRENDE LINKS UND LITERATUR Kanban vs. Scrum - how to make the best of both von H. Kniberg ausführlicher Vergleich beider Softwareangebote df Bonset, Sébastien (2014): Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektmanagement-Lösungen Vorstellung von PMT um-kanban-gantt555168/ Vorlesungsskripte von Prof. Harald Wehnes, Universität Würzburg Grundlagenzu Projektmanagement und zugehörigen Instrumenten view.php?id 2352 Eine Übersicht: Von agil bis klassisch: 10 kostenlose ProjektmanagementLösungen um-kanbangantt-555168/ GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. Grundlegende undaktuelle Informationen zu Projektmanagement und zugehörigen Instrumentenhttp://www.gpm-ipma.de/ueber uns/ipma.html GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement / Michael Gessler(Hrsg.)(2014): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch fürdie Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0, 6. Aufl., Nürnberg. Litke, H., Kunow, I., & Schulz-Wimmer, H. (2012). Projektmanagement (2. Auflage.). München: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.Stand: September 2015
6. QUELLEN Bonset, Sébastien (2014): Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektmanagement-Lösungen. Online unter: m-kanban-gantt-555168/ Kiel, Christopher (2015): Scrum vs. Kanban: Managementmethoden im Vergleich. Online unter: thoden-im-vergleich-7668. Project Management Institute (2013). A Guide to the Project Management Bodyof Knowledge, 5th edition, PMI Inc., Newton Square, PA.Stand: September 2015
PROJEKTMANAGEMENT TOOLS 1. ALLGEMEINE INFORMATIONEN Unter Digitalen Projektmanagement Tools (PMT) versteht man in erster Linie "Projekt-management-Informationssysteme", die die Planung und Kontrolle des Projektfortschritts unterstützen. Im Prozess organi
