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Dokumentenmanagement in Confluence1
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Dokumentenmanagement in ConfluenceEinleitungEin durchdachtes digitales Dokumentenmanagement ist fürUnternehmen jeder Branche und Größe unverzichtbar. Im Zugeder fortschreitenden Digitalisierung entstehen immer mehrelektronische Dokumente. Geteilte Netzlaufwerke alleine sindnicht ausreichend, um sie zu verwalten und zugänglich zumachen.Vor diesem Hintergrund gewinnen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) an Bedeutung. Sie bieten jede Menge praktischer Funktionen rund um die Dokumentenverwaltung, einestrukturierte Ablage sowie Suchfunktionen, um Informationenmöglichst schnell auffindbar zu machen.Informationsbroschüre Möglichkeiten vorstellen, ein DMS mitHilfe von Confluence zu realisieren – der weit verbreiteten WikiSoftware von Atlassian.Der Vorteil: Confluence deckt als flexibles und ausbaubaresSystem mehrere Funktionen auf einmal ab – Unternehmenswiki, Intranet, Collaboration Plattform. Viele Unternehmenbetreiben außerdem bereits eine Instanz von Confluence, wasden Aufbau eines DMS mit den Mitteln bestehenderInfrastruktur nahelegt.Aufgrund des steigenden Bedarfs bietet der Markt jede Mengespezialisierter DMS-Systeme mit umfangreichen Funktionen undVerwaltungsmöglichkeiten. Manchmal sind jedoch schlanke,einfache Lösungen zielführender, die zu einer standardisiertenSystemlandschaft führen. Deshalb möchten wir in dieser3
0610GRUNDLAGENConfluence und die Anforderungen an ein DMSBasismechanismen von Confluence12141618AUSBAUSTUFEN1. Einfache Dateiverwaltung mit Bordmitteln2. Erweiterte Dateiverwaltung mit Bordmitteln3. Workflows abbilden und Dateisperren einrichten4. Hoch strukturierte Metadaten abbilden2224FAZITKombinationen der AusbaustufenEntscheidungshilfe4
Inhalt5
Dokumentenmanagement in Confluence GrundlagenConfluence und die Anforderungen an ein DMSConfluence ist die Wiki-Software des australischen Unternehmens Atlassian. Es wird als Enterprise Wiki hauptsächlich für dieKommunikation und den Wissensaustausch in Unternehmenund Organisationen verwendet. Derzeit wird Confluence in über10.700 Unternehmen in mehr als 108 Ländern eingesetzt.Confluence wurde mit dem Ziel konzipiert, eine „Applikation zuerhalten, die den Anforderungen eines Enterprise-Wissensmanagementsystems gerecht wird, ohne die zugrundeliegendemächtige Einfachheit eines Wikis für diesen Prozess zuverlieren“.Ein Wiki als Dokumentenmanagementsystem? In der Tat lassensich mit Confluence alle klassischen DMS-Anforderungenumsetzen. Im Folgenden geben wir zunächst eine Übersicht derwichtigsten Anforderungen – mit Schwerpunkten auf denAspekten Skalierbarkeit und Sicherheit. Anschließend betrachten wir Basismechanismen von Confluence, die für dieUmsetzung relevant sind.Grundlegende Anforderungen Strukturierte Ablage Dokumente mit Attributen versehen Metadaten Kommentare etc.Suchen/Finden von Dokumenten über Dokumenteigenschaften und Attribute über Volltextsuche der Dokumentnamen und Inhalte Versionierbarkeit Workflow- und Prozessabbildung bei der Verwaltung Editieren ohne Download Sperrung einzelner Dokumente6
SkalierbarkeitDie Skalierbarkeit eines DMS auf Basis von Confluence ist vonkleinen Instanzen ab 10 User bis hin zu einer ClusterfähigenDataCenter Version mit mehreren 10.000 oder 100.000 Nutzerngegeben.Für kleine und mittelständige Unternehmen gibt es dieMöglichkeit, Confluence in einer Nutzerstafflung von 10, 25, 50,100, 250, 500, 2.000, 10.000 oder mit unbegrenzter Nutzerzahlzu betreiben. Hierbei handelt es sich um eine einzelne Instanz,die als Web-Applikation betrieben werden kann.Sollten Sie größere Ansprüche an Stabilität und Verfügbarkeithaben gibt es die Möglichkeit, eine DataCenter Version zubetreiben. Die Vorteile einer DataCenter Version sind: Hochverfügbarkeit durch den Betrieb mehrerer parallelerApplikationen Disaster Recovery durch die Möglichkeit, einen odermehrere Nodes an unterschiedlichen Orten zu betreiben. Performance-at-Scale um die kritischsten Anforderungen zuerfüllen, die an ein DMS gestellt werden. Schnelle Skalierbarkeit durch flexibles Kapazitätsmanagement um wachsenden Bedarf ohne Downtime zu realisieren.SicherheitSysteme der neuesten Generation werden nicht zuletzt an ihrerSicherheit gemessen – sowohl in Hinblick auf die Betriebsumgebung als auch das System an sich.Confluence bietet neben einer ausführlichen Anleitung undeinem Leitfaden für Administratoren zum Thema „SichererBetrieb und sichere Konfiguration“ auch folgende Features, dieim System selbst implementiert sind:Passwort Speicherung: Passwörter werden ab Version 3.5 durch eine Hashfunktionverschlüsselt und so abgespeichert.7
Dokumentenmanagement in Confluence Grundlagen Wird ein externes User-Management genutzt, werden keinePasswörter hinterlegt, sondern stets beim ex-ternen Systemvalidiert.Script Injection:Wenn eine Passwort-Wiederherstellung für einen in-ternenAccount durchgeführt wird, wird eine e-Mail generiert, überdie der Nutzer ein neues Passwort eingeben kann.Cross-Side Scripting: Confluence läuft als eine eigenständige Java Applikation undlädt keine externen Prozesse. Das Einfügen von HTML-Quelltext ist initial deaktiviert. Dasentsprechende Makro muss zunächst von einemAdministrator aktiviert werden.Buffer Overflows: Da Confluence 100% auf Java basiert ist es sehr resistentgegenüber Buffer Overflow. HTML-Dateien als Anhang werden nicht angezeigt odergeöffnet, sondern müssen heruntergeladen werden. Mögliche Probleme können nur entstehen, wenn es Bugsdirekt im Java Runtime Environment gibt. Nur Systemadministratoren können Anpassungen auf demHTML-Level machen.SQL Injection: Confluence kommuniziert mit der Datenbank über einenHibernate Object-Relational Mapper. Datenbank-abfragenwerden über eine Standard API erzeugt, die eine ParameterErsetzung durchführt, anstelle von direkter StringVerkettung.Transport Layer Security: Man kann SSL/TLS auf der Ebene des Java Web ApplicationServers oder dem HTTP-Proxy einrichten.8
Session Management: Das Session Management wird vom Java Application Serverübernommen, indem Confluence läuft. Der MitgelieferteTomcat weist keine bekannten Möglich-keiten zum sessionhijacking auf.9
Dokumentenmanagement in Confluence GrundlagenBasismechanismen von ConfluenceAuch wenn Confluence primär als Enterprise-Wiki entwickeltwurde, lassen sich die klassischen Anforderungen an ein DMSdamit umsetzen. Bevor das folgende Kapitel unterschiedlicheAusbaustufen eines DMS skizziert, stellen wir hier einige, für dieUmsetzung von DMS-Anforderungen relevante, Basismechanismen von Confluence vor.Wiki-Funktionalität: Dokumente als SeitenConfluence ist von Haus aus darauf ausgelegt, Informationenals Seiten zu verwalten. Dokumente können als Seiten erfasstund umfangreiche Dokumente in Kapitel zerlegt werden. Hierzukann man einfach eine Seite mit zwei Klicks im Wiki anlegen undInhalte wie gewohnt schreiben. Ausgehend von dieser Seitelassen sich weitere Seiten anlegen, die automatisch alsUnterseiten/-kapitel abgebildet werden. An jede Seite könnenbeliebige Dateien wie beispielsweise Bilder von Mockupsangehängt und im Text angezeigt werden.SeitenvorlagenWenn Dokumente nach bestimmten Vorgaben erstellt werdenmüssen, können die Vorgaben als Seitenvorlage definiertwerden und neue Seiten auf Basis dieser Vorlagen erstelltwerden.MacrosConfluence bietet eine Reihe vordefinierter Macros, die Seitenmit zusätzlichen Funktionen anreichern. Macros könnenbeliebig auf Seiten über ein Menü eingefügt werden. Damit istes zum Beispiel möglich, automatisch ein Inhaltsverzeichnisbasierend auf den Überschriften im Text einzufügen, eineAnhangsübersicht mit allen an der Seite angehängten Dateiendarzustellen oder auch einfache farbige Boxen einzufügen, umwichtige Inhalte hervorzuheben.Mit weiteren systemeigenen Macros oder zusätzlichen Erweiterungen können auch verschiedene Arten von Metadatenabgebildet werden.10
Unstrukturierte MetadatenEinfache, unstrukturierte Metadaten können als Schlagworte anSeiten oder Anhängen erfasst werden.Strukturierte MetadatenStrukturierte Metadaten können im Seiteneigenschaften-Macroals selbst definierte Tabelle erfasst werden. Diese Metadatenkann man später auch über ein Report-Macro abfragen undauswerten.In den meisten Fällen liegen die Dokumente als Dateien vor, dieauch nicht als Confluence- Seiten verwaltet werden sollen. Diefolgenden Ausbaustufen gehen von diesem Anwendungsfall ausund zeigen Möglichkeiten auf, Dokumente in Confluence effektiv zu administrieren.Hoch strukturierte MetadatenMit einem zusätzlichen Plugin können auch hoch strukturierteMetadaten definiert und erfasst werden. Im Unterschied zumSeiteneigenschafts-Makro haben sie eine höhere Verbindlichkeit. Ein Verantwortlicher definiert vorab den Rahmenzulässiger Inhalte – zum Beispiel in Form von Multi-Select-Listen,Single-Select-Listen oder auch Freitext. Die einzelnen Nutzerkönnen dann spezifische Metadaten auf dieser Basis für IhreSeite erfassen. Auch hier ist eine Abfrage und Auswertungübereinen entsprechenden Report möglich.11
Dokumentenmanagement in Confluence Ausbaustufen1. Ausbaustufe: Einfache Dateiverwaltung mit BordmittelnDie erste Ausbaustufe beschreibt eine einfache Möglichkeit,Dateien in Confluence zu verwalten. Hierzu werden keinePlugins benötigt und der Aufwand, diese Lösung einzurichten,ist denkbar gering.Die Idee hinter dieser Lösung ist, dass alle Ordner IhresNetzlaufwerks als Seiten in Confluence abgebildet werden. AlleDateien eines Ordners liegen somit auf einer Seite inConfluence. Die Anzeige der Dateien erfolgt über ein Macro, dasalle Anhänge in einer Liste auf der Seite anzeigt. Über definierteSeitenvorlagen können beliebig viele gleich gestaltete Seiten mitzwei einfachen Klicks erstellt und so ganze Ordnerstrukturenabgebildet und erweitert werden.Ordner werden als Seiten abgebildet; Seiten enthalten die Dateien des jeweiligen Ordnersals AnhängeIn Ausbaustufe 1 nicht abbildbar: Abbildung von strukturierten Metadaten pro Datei Workflow und Status pro Datei Das Sperren von Dateien12
Funktionalitäten von Confluence „out-of-the-box“ Volltextsuche, auch nach Inhalten in den Dateien. Aufbau einer beliebigen Struktur in einem Bereich odermehreren Bereichen mit beliebigen Unterstrukturen. Einfacher Upload per Drag&Drop. Versionsverwaltung der Dateien. Dateien können mit Schlagworten weiter kategorisiert werden. Mit der „Edit in Office“-Funktion können MS-Office Dateiendirekt bearbeitet werden. Dateivorschau für die meisten Dateiformate Es gibt eine Möglichkeit, Kommentare in der Dateivorschauanzugeben (ab Confluence 5.7). Dies hält die ursprünglicheDatei sauber und erzeugt keine unnötigen weiterenVersionen.Eine Wiki-Seite bildet einen Ordner mit allendarin enthaltenen Dateien ab.Unterschiedliche Seiten repräsentierenunterschiedliche Ordner oder Kategorien vonDokumenten.13
Dokumentenmanagement in Confluence Ausbaustufen2. Ausbaustufe: Erweiterte Dateiverwaltung mit BordmittelnDie zweite Ausbaustufe beinhaltet einen ersten Ansatz zurVerwaltung von strukturierten Metadaten, sowie eines Statuspro Datei. Auch hierzu sind keine Erweiterungen nötig.Die Idee: Jedes Dokument wird einer eigenen Seite zugeordnet.Die Metadaten sowie der Status sind der Confluence-Seiteselbst zugeordnet und werden dort dargestellt. Das Dokumentwird ebenfalls auf der Seite dargestellt.Neben den Funktionen aus der ersten Variante, lassen sich wieoben beschrieben strukturierte Metadaten sowie ein Status desDokumentes abbilden. Hierzu kann man ein Macro nutzen, dasdie Seiteneigenschaften durch selbst definierte Metadaten alsTabelle auf der Seite erweitert, inklusive des Status. Mit einementsprechenden Seiteneigenschaften-Report können so auchÜbersichtslisten geschaffen werden, ganz ähnlich wie inanderen DMS.Strukturierte Metadaten sind als Tabelle auf derSeite abgebildet.Eine Projekt-ID und der Status des Dokumentssind beispielhaft als selbst definierte Metadatenin die Tabelle integriert.14
Einschränkungen: Kein definierter Workflow für einzelne Dokumente Metadaten sind nicht vor Veränderung geschützt Das Sperren von Dateien ist nicht möglichMetadaten von mehreren Dateien werden auf der Ordnerebene aggregiert.Der Inhalt des Dokuments wird direkt in Confluence angezeigt.Dokumente werden Seiten zugeordnet; Metadaten und Dokument auf Seite dargestellt15
Dokumentenmanagement in Confluence Ausbaustufen3. Ausbaustufe: Workflows abbilden und Dateisperren einrichtenIn der dritten Stufe werden zwei einfache Erweiterungen alsPlugins installiert, die die Abbildung eines Workflows und dasSperren von Anhängen realisieren. Diese einfachen Erweiterungen können zusätzlich zu der Umsetzung aus Variantezwei implementiert werden. Hierzu sind nur wenige Anpassungen nötig.Die grundlegende Idee ändert sich nicht. Jedes Dokument wirdauf einer eigenen Seite abgelegt. Die Metadaten werden durchdie Seiteneigenschaften als Tabelle auf der Seite selbst definiert.Per Plugin kann man nun einen Workflow definieren und anjede Seite hängen. Der Workflow kann entweder manuell aneine Seite angehängt werden oder schon in der Seitenvorlagehinterlegt werden, die man nutzt um neue Dokumentseiten zuerstellen. Hierdurch stellt man sicher, dass bei allen Seiten einbestimmter Workflow hinterlegt ist, der auch bei neuen Seitennicht vergessen werden kann. Zusätzlich lässt sich per Plugineine Sperrmöglichkeit für Anhänge einrichten. Hierzu muss mannur das Plugin installieren. Weitere Änderungen sind nichtnötig.Mit Hilfe eines Plugins lassen sich Dateiensperren.Ein weiteres Plugin ermöglicht die Einrichtungvon Workflows.16
Mit den zwei Plugins erhalten Sie folgende Funktionen: Definition eines Workflows. Möglichkeit, einen Statusübergang einer bestimmten Personzuzuordnen. Historie der Statusabläufe mit Nennung des Ausführenden. Möglichkeit, die Bearbeitbarkeit eines Dokumentes zu sperren. Möglichkeit, sich benachrichtigen zu lassen, wenn eingesperrtes Dokument wieder frei gegeben wird. In diesem Stadium werden schon ein großer Teil typischerAnforderungen an ein DMS abgedeckt. Zusätzlich mit derHistorie der Seitenbearbeitung, der Workflowhistorie sowieder Versionierung des Anhangs / der Datei kann schon jetzteine lückenlose Historie der Dokumente abgebildet werden.17
Dokumentenmanagement in Confluence Ausbaustufen4. Ausbaustufe: Hoch strukturierte Metadaten abbildenIn der vierten Ausbaustufe werden Möglichkeiten aufgezeigt,Metadaten in hoch strukturierter Form abzubilden. Dasbedeutet, dass die Metadaten durch einen Verantwortlichenvordefiniert werden und nicht einfach als Tabelle auf der Seiteerfasst werden. Diese Erweiterung ist umfangreicher undaufwändiger in der Verwaltung, allerdings bietet sie mehrSicherheit im Umgang mit Metadaten als die Varianten zuvor.Zusätzliches Plugin für MetadatenHier ist die Idee ebenfalls, dass pro Dokument eine eigene Seiteüber eine Seitenvorlage angelegt wird. Nun werden dieMetadaten allerdings durch ein weiteres Plugin abgebildet. Mitdiesem Plugin können globale oder BereichsspezifischeMetadaten definiert werden. Mehrere Metadaten können auchals Sets zusammengefasst werden. Diese Sets werden dann denSeiten zugewiesen und es werden die Metadaten für diese Seiteerfasst und verwaltet. Die Erfassung und Verwaltung geschiehtüber eine Ansicht, die durch einen separaten Menüpunktaufgerufen werden kann. Hier wird dann eine Maskedargestellt, auf der man die Metadaten pflegen kann.18
Verbindliche MetadatenerfassungDiese Art der Metadatenerfassung kann auch bei denSeitenvorlagen hinterlegt werden. So muss jeder Nutzer beimAnlegen einer neuen Seite auf der Basis von bestimmtenSeitenvorlagen die entsprechenden Metadaten ausfüllen.Vorgabewerte für ein bestimmtes Metadatum können hier auchals Multi-Select-Listen oder als Single-Select-Listen definiertwerden. Zudem gibt es eine eigene Änderungshistorie für dieMetadaten und die Möglichkeit, alle Metadaten entsprechendauszuwerten oder alle Seiten anzuzeigen, die einen bestimmtenWert in einem Metadatum aufweisen.Die Vorgabewerte, sowie die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten und die separate Historie der Metadatengestalten den Umgang und die Pflege sicher und zuverlässig.Zusammen mit den zwei Plugins aus der vorherigen Variantehaben Sie hier eine Umgebung, in der Sie Ihre Dokumentesicher und effektiv ablegen, verwalten und pflegen können.Ein neuer Menüpunkt ermöglicht den direktenZugriff auf die erweiterten Metadaten.Mit Hilfe von Metadaten lassen sich dieDokumente filtern – zum Beispiel nachDokumenttypen.19
Dokumentenmanagement in Confluence Ausbaustufen321Die vier Ausbaustufen im VergleichVorteileNachteileKeine Plugins nötigKeine WorkflowsEinfache MigrationBeschränkte MetadatenSchnelle UmsetzungBeschränkte NachvollziehbarkeitKeine Plugins nötigUmfangreiche Migration inklusive NacharbeitEinfache Abbildung von MetadatenManuelle Erfassung von MetadatenEinfache Abbildung von StatusMetadatenkeys können angepasst werdenEinfache KommentarfunktionStatus wird manuell erfasstEs gibt definierte WorkflowsUmfangreiche Migration inklusive NacharbeitStatusübergänge können zugewiesen werdenManuelle Erfassung von MetadatenEs gibt eine WorkflowhistorieMetadatenkeys können angepasst werdenAnhänge können gesperrt werdenKosten für Plugins entstehenBenachrichtigung bei Entsperrung des AnhangsAufwändige Konfiguration4Tauglich für ISO 9001 ZertifizierungMetadaten können vorgegeben werdenUmfangreiche Migration inklusive NacharbeitMetadatenkeys können nicht geändert werdenManuelle Erfassung von MetadatenEigene Historie für MetadatenKosten für Plugins entstehenAufwändige Konfiguration und Pflege20
Dokumentenmanagement in chtPluginGenutzt für AttachmentsAnzeigen von Anhängen und falls möglich Vorschau der AnhängePage-Properties & Page-Properties ReportErfassen und Auswerten von einfachen Metadaten im Beispiel „Abbildung nur mit Systemfunktionalitäten “StatusAbbildung des einfachen Status im Beispiel „Abbildung nur mit Systemfunktionalitäten “Page Tree SearchAbbildung der Suche in spezifischen KategorienCreate from TemplateNutzerunterstützung beim Erfassen neuer TemplatesComala WorkflowAbbildung der Workflows im Beispiel „Abbildung mit Workflow und Anhangssperre “Arsenale LockpointAbbildung der Anhangssperre im Beispiel „Abbildung mit Workflow und Anhangssperre “Metadata for ConfluenceAbbildung der Metadaten im Beispiel „Abbildung hochstrukturierter Metadaten und Tabellenfilter “Table FilterAbbildung des Tabellenfilters im Beispiel „Abbildung hochstrukturierter Metadaten und Tabellenfilter “Eine Kombination von verschiedenen Plugins ist möglich. So kann man zum Beispiel auch die Tabellen des „Page-Properties Report“ mit dem „Table Filter“erweitern .Folgende Plugins schließen sich allerdings gegenseitig aus: Page-Properties & Page-Properties Report Metadate for Confluence Status Comala Workflow21
Dokumentenmanagement in Confluence EmpfehlungenKombinationen der AusbaustufenDie erste Variante ist die einfachste Umsetzung und bietet kaumeine Möglichkeit, im weiteren Verlauf die Funktionalitäten zuerweitern. Die einzige Erweiterung, die man hier nachträglichimplementieren kann ist die Anhangssperre.Möchte man zunächst einfach beginnen und später dieFunktionalitäten mit dem Workflow oder den hochstrukturierten Metadaten ausbauen, muss man mit der Variantezwei anfangen. Dies hat zusätzlich den Vorteil, dass die Nutzerschon mit dem grundlegenden Konzept der Dokumenterstellung und Pflege vertraut werden. Nach und nach könnenzusätzliche Funktionen hinzu kommen – wie im Fall derAnhangssperre und des Workflows. Oder Funktionen werdenauf andere Art abgebildet – wie im Fall der hoch strukturiertenMetadaten.Grundsätzlich können die Varianten zwei bis vier miteinanderkombiniert werden. Allerdings ist bei Implementierung derunterschiedlichen Plugins einiges zu beachten und eineNachpflege schon vorhandener Seiten nötig. Deshalb wird hierkurz beschrieben was für die einzelnen Plugins zu beachten ist.AnhangssperreBei der Umsetzung der Anforderung, die Anhänge sperren zukönnen, ist es nur nötig das entsprechende Plugin zu installieren. Weitere Anpassungen sind nicht nötig, da die Funktionalität pro Anhang einfach durch zusätzliche Schaltflächenabgebildet wird, die nicht manuell hinterlegt werden müssen.Workflow AbbildungDie Abbildung des Status durch einen Workflow verlangt eineAnpassung der Metadaten, wie sie in Variante zwei vorgestelltwurde. In Variante zwei wird vorgeschlagen, den aktuellenStatus als ein separates Metadatum zu erfassen, sprich als Textin der Tabelle, die die Metadaten darstellt. Fügt man nun aneine Seite einen Workflow an, wird der aktuelle Status nichtmehr durch den Text definiert, sondern durch einen Status imWorkflowablauf. Der Wert des aktuellen Status kann allerdingsdurch ein einfaches Macro an einem beliebigen Platz auf derSeite angezeigt werden. Das bedeutet, man kann den Werteinfach in der Tabelle, die die Metadaten darstellt, in der22
entsprechenden Zelle darstellen lassen. Der so dargestellteWert wird dann in den entsprechenden Reports ebenfallsangezeigt.Nutzt man das Workflow-Plugin zusammen mit dem MetadatenPlugin aus Variante vier, kann der aktuelle Status nicht alsBestandteil des Metadaten-Sets abgebildet werden. Allerdingskann der Status des Workflows in diesem Fall separat abgebildet werden.Hoch strukturierte MetadatenNutzt man das Metadaten-Plugin zur Abbildung der Metadatenin einer hoch strukturierten Form wie in Variante viervorgestellt, ergeben sich hieraus mehrere umfangreicheÄnderungen, sollte man mit Variante zwei oder drei eineUmsetzung realisiert haben.die mit einer bestimmten Seitenvorlage erstellt werden.Danach muss die Seitenvorlage entsprechend angepasstwerden. Hierzu muss die Tabelle entfernt werden, die dieSeiteneigenschaften definiert, und durch ein Macro ersetztwerden, das die aktuellen Metadaten anzeigt, wie sie imMetadatenset hinterlegt sind.Gibt es schon Seiten, die entsprechende Inhalte aufweisen,müssen diese Seiten ebenfalls angepasst werden. Hier mussauch die Tabelle der Seiteneigenschaften durch das MetadatenMacro ersetzt werden und die entsprechenden Werte derTabelle müssen in die Metadatendarstellung des Pluginsübertragen werden.Es müssen hier zunächst alle Metadaten definiert und alsMetadatensets zusammengefasst werden. Dann muss definiertwerden, dass die Metadatensets an alle Seiten angefügt wird,23
Dokumentenmanagement in Confluence EmpfehlungenEntscheidungshilfeStehen Sie nun vor der Entscheidung, ein DMS auf Basis vonConfluence einzuführen? Der folgende Fragekatalog soll Ihnendabei helfen, die passende Umsetzungsvariante für Ihre Anforderungen zu finden. Suchen Sie eine schnellstmögliche Lösung und benötigenkeine zusätzlichen Attribute oder Workflows für IhreDateien? Geht es hauptsächlich darum, die Dateien von einem FileServer in ein Webbasiertes System zu migrieren? Ist eine Strukturierung einzelner Dateien nicht nötig,sondern genügt eine „Ordnerstruktur“? Ist ein späterer Ausbau von Funktionen nicht angedacht?In diesem Fall ist Ausbaustufe 1 ausreichend. Suchen Sie eine Lösung, die etwas mehr Migrationsaufwand,dadurch allerdings auch ein Mehr an Funktionen bietet? Benötigen Sie keinen aufwändigen und nachvollziehbarenWorkflow? Ist das Sperren von Dateien nicht nötig? Möchten Sie dennoch nicht auf grundlegende Metadatenund Attributierungsmöglichkeiten verzichten? Ist ein späterer Ausbau angedacht, um zum BeispielWorkflows für die Dateifreigabe oder eine Möglichkeit derSperrung von Dateien einzuführen?In diesem Fall ist Ausbaustufe 2 richtig für Sie. Eine spätereErweiterung der Funktionen auf Ausbaustufe 3 ist dann möglich.24
Suchen Sie eine Lösung, die etwas mehr Migrationsaufwand,dadurch allerdings auch ein Mehr an Funktionen bietet. Suchen Sie eine Lösung, die standardisierte Metadatenbietet? Möchten Sie sämtlichen Migrations- und Anpassungsaufwand auf einmal erledigen? Ist eine dynamische Strukturierung auf Basis von Metadatennötig? Sollen Ihre Dateien einem nachvollziehbaren Workflowfolgen und durch ihn nicht nur in Versionen, sondern auchin Revisionen freigegeben werden? Sollen Ihre Dateien einem nachvollziehbaren Workflowfolgen und durch ihn nicht nur in Versionen, sondern auchin Revisionen freigegeben werden? Ist es schon jetzt nötig, dass Dateien im System gesperrtwerden, so dass sie nicht bearbeitet werden können, bis siewieder freigegeben sind? Scheuen Sie keinen erhöhten Migrationsaufwand, da derMehrwert der neuen Lösung diesen rechtfertigt? Genügen Ihnen grundlegende Metadaten und Attributierungsmöglichkeiten?In diesem Fall empfehlen wir Ausbaustufe 4.In diesem Fall ist Ausbaustufe 3 richtig für Sie.25
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mgmUnternehmensprofil27
Wir bringen Anwendungen in Produktion!mgm entwickelt seit über zwei Jahrzehnten Webapplikationenfür Commerce, Insurance und E-Government:Hochskalierbar, sicher, robust.Mehr als 500 Kolleginnen und Kollegen stehen für unsere Vision:Innovation Implemented.28
Hamburgmgm Gruppe: Das lePROFILZAHLEN (2015)mgm technology partnersZuverlässige IT-Projektumsetzung für hochskalierbare Webapplikationen:Für E-Commerce, E-Government, Insurance1994 gegründet382 Mitarbeiter an 11 Standorten41,9 Mio. Umsatzmgm consulting partnersManagement-Beratung auf Augenhöhe:Für Versicherungen, Energieversorger, Handel und IT-Dienstleister.2005 gegründet57 Mitarbeiter an 5 Standorten8,9 Mio. UmsatzWeb Application Security von Anfang an:Sicherheitslösungen, Penetrationstests und Codeanalysen2008 gegründet31 Mitarbeiter an 2 Standorten2,8 Mio. Umsatzmgm security partnersMitglied der29
mgm – Atlassian Expert PartnerPartner aus ÜberzeugungSeit vielen Jahren setzt mgm sowohl intern als auch inKundenprojekten auf Werkzeuge von Atlassian. Wir nutzen JIRAzum Management von komplexen Softwareprojekten. JedesProjekt wird außerdem in einem Bereich unseres Wikis — basierend auf Confluence — dokumentiert.Neben der Softwareentwicklung nutzen wir die Tools aber auchfür organisatorische Aufgaben in allen Unternehmensbereichen. Dazu gehört beispielsweise die Abwicklung vonBestellungen, Buchungen von Dienstreisen und weiterenVerwaltungsaufgaben mit Hilfe von Tickets und Workflows inJIRA. Für den internen Wissensaustausch verwenden wir beimgm ein Confluence-basiertes Intranet.Vorteile der ZusammenarbeitAls Atlassian Expert-Partner können wir unseren Kunden stetsdie aktuellsten Entwicklungen rund um die Tools nahe bringen.Dazu tragen sowohl der direkte Austausch mit Atlassian alsauch das Expertennetzwerk bei. Außerdem sind wir in der Lage,sämtliche Aufgaben im Bereich Lizenzierung (Verkauf, Erneuerung, etc.) abzuwickeln.Eigenes KompetenzteamAufgrund der intensiven Arbeit mit den Werkzeugen vonAtlassian haben wir ein schlagkräftiges Kompetenzteamaufgebaut. Die Mitglieder verfügen über weitreichendes Wissenund langjährige Erfahrungen in der Installation, Konfiguration, Anpassung, Entwicklung maßgeschneiderter Plugins, Beratung und Betrieb, sowie im Performanz-Tuning30
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Innovation Implemented.MünchenBambergBerlinBoswilĐà ragmgm technology partners gmbhFrankfurter Ring 105a80807 MünchenTel 49 89 / 358 680-0Fax 49 89 / 358 680-288www.mgm-tp.com32
erstellen. Hierdurch stellt man sicher, dass bei allen Seiten ein bestimmter Workflow hinterlegt ist, der auch bei neuen Seiten nicht vergessen werden kann. Zusätzlich lässt sich per Plugin eine Sperrmöglichkeit für Anhänge einrichten. Hierzu muss man nur das Plu
