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Helmut ZellProjektmanagement.100 Fragen und Antwortenzum Buch:„Projektmanagement– lernen, lehren und für die Praxis“, 2015Die hier zusammengestellte Aufgabensammlung bezieht sich auf dasoben genannte Lehr- und Lernbuch.Die Gliederung der Fragen und Antworten folgt genau dessen Gliederung.Im Teil A finden Sie die 100 FragenIm Teil B finden Sie die 100 Fragen mit den AntwortenSeite 1Seite 17Für eine Reihe von Antworten finden sich Verweise auf die betreffendenStellen im Buch „Projektmanagement. – lernen, lehren und für die Praxis“, 2015“, was durch die Kurzangabe “Buch 2015“ kenntlich gemachtist.Zum Üben und Lernen empfiehlt es sich, zuerst den Teil A mit den Aufgaben zu bearbeiten.Die Lösungen sind im gedruckten BuchBooks on Demand
2015 Helmut ZellHerstellung und Verlag: Books on Demand GmbH, NorderstedtAugust 2015ISBN: 9783738637410Bibliografische Information der Deutschen NationalbibliothekDie Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in derDeutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind imInternet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
Teil A: Fragen1. Einführung: Projekte und Projektmanagement1.1. Die Aktualität von ProjektmanagementProjektmanagement wird wichtigerVorteile des Projektmanagements1111.2. Projekte und ihre EigenschaftenWas ist ein Projekt? DefinitionInterne und externe ProjekteProjektartenFehler im Projektmanagement111111.3. Projektmanagement. Definition und AufgabeDefinitionWer macht das Projektmanagement?2. Der Projektstart2222.1. Der Projektstart legt das FundamentWarum eine Projektvorbereitungsphase?Was gehört zu einer guten Projektvorbereitung?2222.2. Projektziele klärenDas magische DreieckLasten- und PflichtenheftZiele klären22222.3. Projektphasen festlegen. Die GrobplanungPhasenkonzepteProjektphasen - Beispiele3332.4. ProjektorganisationProjektorganisation ist eine Art von OrganisationGrundformen der ProjektorganisationVor- und Nachteile der drei GrundformenProjektbeteiligte und ihre AufgabenWelche Aufgaben hat der Auftraggeber im Projekt?Einsatz von externem Personal33333342.5. Projektleiter und TeamProjektleiter. AufgabenProjektleiter. Die zwei Arten von Kompetenz444
2.6. Umfeld- / Stakeholder-AnalyseWas sind Stakeholder?Stakeholder-AnalyseMaßnahmen in Bezug auf die Stakeholder44442.7. RisikomanagementVier Schritte des RisikomanagementsRisikobewertung4442.8. ProjektkommunikationKommunikationskanäleInterne KommunikationRegeln für den Umgang mit Informationen55552.9. Der Projektstart-Workshop (PSW)Zweck des Projektstart-Workshops552.10. Das Kickoff-Meeting: Der offizielle StartZweck des Kickoffs3. Projektplanung553.1. Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)Schritte der ProjektplanungZweck des PSPProjektstrukturplan. GliederungskriterienArbeitspakete666663.2. AblaufplanungAufgabe eines AblaufplansAblaufplan. Darstellungsarten6663.3. Zeit- und TerminplanungTechniken der TerminplanungVorgängeGantt-DiagrammWas ist ein Ereignis?Netzplantechnik-KonzepteGantt-Diagramm und NetzplanVorwärts- und RückwärtsrechnungZeitpunkte und -dauernFEZ berechnenFEZ und FAZ des NachfolgersSAZ und SEZ ermittelnIndustriekalender6667777777777
Freie PufferzeitGesamtpufferzeitKritischer Pfad8883.4. RessourcenplanungRessourcenplanung für ein fünfköpfiges TeamEinsatzmittel8883.5. KostenplanungVoraussetzungen für die KostenplanungKostenarten8883.6. Finanz- und BudgetplanungFinanzplanungZweck der Finanzplanung8893.7. SchätzmethodenVoraussetzungen für gute SchätzungenSchätzungen zklausur4. Durchführung und Projektcontrolling9999994.1. Aufgaben in der DurchführungsphaseWas ist Projektcontrolling?Aufgaben des Projektleiters beim Controlling99104.2. Projektcontrolling vorbereitenKritische ArbeitspaketeBringschuld und Holschuld1010104.3. ProjektsteuerungszyklusSteuerungszyklusPlantreue und WirtschaftlichkeitSoll-Ist-VergleichIst-Werte erfassen10101010104.4. TerminkontrolleTermine überwachenMeilenstein-Trendanalyse1010114.5. KostenkontrolleIst-Kosten eines ProjektsPersonalkosten zurechnen1111114.6. Leistungskontrolle11
KostenüberschreitungDas „90%-Syndrom“Wichtige Angaben zu den ArbeitspaketenKostenverlauf. Beispiel 1Kostenverlauf. Beispiel 2Kostenverlaufs-Diagramme1111111112124.7. UrsachenanalyseUrsachen für AbweichungenDas Ishikawa-Diagramm1212134.8. gen. Wie reagieren?1313134.9. Revision der PlanungRevisionWer ist bei der Revision einzuschalten?1313134.10. ProjektdokumentationZwecke der ProjektdokumentationProjektdokumentation und .11. ProjektberichteBerichtswesen und DokumentationBerichtsartenBerichte und Auftraggeber5. Projektabschluss141414145.1. Der Projektabschluss wird oft vernachlässigtProjektabschluss14145.2. Aufgaben für den ProjektabschlussAufgaben in der PhaseProjektabnahme1414145.3. ProjektabschlusssitzungWarum eine Abschlusssitzung?15155.4. AbschlussfeierWarum eine Abschlussfeier?1515
1. Einführung: Projekte und Projektmanagement1.1. Die Aktualität von ProjektmanagementProjektmanagement wird wichtigerBitte erläutern Sie, warum in den letzten Jahrzehnten Projektmanagementso stark an Bedeutung gewonnen hat.Vorteile des ProjektmanagementsGrundsätzlich lassen sich Projekte auch ohne ProjektmanagementKenntnisse durchführen. Allerdings ergeben sich durch ein kompetentesProjektmanagement Vorteile. Bitte erläutern Sie diese Vorteile.1.2. Projekte und ihre EigenschaftenWas ist ein Projekt? DefinitionBitte erläutern Sie, wie Projekte definiert sind und welche weiteren Eigenschaften sie charakterisieren.Interne und externe ProjekteErläutern Sie den Unterschied zwischen einem internen und einem externen Projekt. Und geben sie jeweils einige Beispiele.ProjektartenNennen Sie bitte einige Projektarten und geben Sie jeweils einige Beispiele an.Fehler im Projektmanagementa) Welche Fehler können im Projektmanagement gemacht werden? Denken Sie dabei an spezifische Fehlermöglichkeiten in den einzelnen Phasen.b) Welche Konsequenzen können diese Fehler für den Projekterfolg haben?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten1
1.3. Projektmanagement. Definition und AufgabeDefinitionWie ist der Begriff „Projektmanagement“ definiert?Wer macht das Projektmanagement?Wer macht in einem Unternehmen „Projektmanagement“? Bitte nennenSie die Personen, die am Management eines Projektes beteiligt sein können.2. Der Projektstart2.1. Der Projektstart legt das FundamentWarum eine Projektvorbereitungsphase?Warum ist eine gute Vorbereitung des Projekts so wichtig?Was gehört zu einer guten Projektvorbereitung?Welche Aufgaben gehören zu einer guten Projektvorbereitung?2.2. Projektziele klärenDas magische DreieckWas ist gemeint mit dem magischen Dreieck?Lasten- und PflichtenheftWas versteht man unter und wodurch unterscheiden sich Lastenheft undPflichtenheft? Wann werden diese Dokumente normalerweise erstellt?Ziele klärenKlare und einheitlich verstandene Projektziele sind wichtig für den Projekterfolg. Bitte stellen Sie dar, in welcher Weise und mit welchen Methodenein Projektleiter dafür zu sorgen hat, dass die Projektziele eine guteGrundlage für die weitere Planung und Durchführung bilden.Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten2
2.3. Projektphasen festlegen. Die GrobplanungPhasenkonzepteIn Projekten werden unterschiedliche Phasenkonzepte eingesetzt. Erläutern Sie ein allgemeines Phasenkonzept.Projektphasen - BeispieleBitte skizzieren Sie ein Phasenkonzept für ein Softwareentwicklungs- undein Bauprojekt.2.4. ProjektorganisationProjektorganisation ist eine Art von OrganisationErläutern Sie anhand von zwei Eigenschaften, worin sich die Projektorganisation von der Unternehmensorganisation unterscheidet.Grundformen der ProjektorganisationWelche drei Grundformen der Projektorganisation lassen sich unterscheiden?Vor- und Nachteile der drei Grundformena)Bitte benennen und erläutern Sie einige Vorteile und einige Nachteileder 3 Grundformen.b)Lässt sich sagen, dass eine dieser Formen grundsätzlich den anderen Formen vorzuziehen ist? Von welchen Bedingungen ist die Eignung jeweils abhängig?Projektbeteiligte und ihre AufgabenBitte benennen Sie vier Arten von Projektbeteiligten und skizzieren Sieihre jeweiligen Aufgaben.Welche Aufgaben hat der Auftraggeber im Projekt?Im Zuge des Reorganisationsprojekts bei einem Unternehmen sind dieAufgaben des Auftraggebers gegenüber dem beauftragten Beratungsunternehmen zu definieren. Nennen und erläutern Sie in Stichpunkten vierHauptaufgaben des Auftraggebers im Projekt.Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten3
Einsatz von externem PersonalBei Projekten wird häufig der Einsatz externen Personals erwogen. Erörtern Sie die Vorteile von eigenem und fremdem Personal in Projekten.2.5. Projektleiter und TeamProjektleiter. AufgabenWelche Aufgaben hat üblicherweise der Projektleiter? Nennen und beschreiben Sie mindestens fünf.Projektleiter. Die zwei Arten von KompetenzDer Projektleiter sollte über Kompetenz in zweifacher Weise verfügen;nämlich Kompetenz im Sinne von Befugnissen und im Sinne von Fähigkeiten. Bitte erläutern Sie, was damit gemeint ist.2.6. Umfeld- / Stakeholder-AnalyseWas sind Stakeholder?Was sind Stakeholder bei einem Projekt?Stakeholder-AnalyseWelche Kernfragen muss eine Stakeholder-Analyse beantworten?Maßnahmen in Bezug auf die StakeholderNennen Sie einige Maßnahmen, mit denen die Widerstände von Stakeholdern gemindert und potenzielle Unterstützer aktiviert werden könnten.2.7. RisikomanagementVier Schritte des RisikomanagementsBitte nennen und erläutern Sie die 4 Schritte des Risikomanagements.RisikobewertungIm Rahmen einer Besprechung zum Risikomanagement wird Risiko Aeingeschätzt mit Eintrittswahrscheinlichkeit 10% und SchadensausmaßHelmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten4
50.000 ; Risiko B mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit von 5% und einemSchadensausmaß von 200.000 . Um welches Risiko sollte man sichbevorzugt kümmern?2.8. ProjektkommunikationKommunikationskanäleIn einem vierköpfigen Team gibt es mathematisch gesehen 6 Kommunikationsbeziehungen. Wenn nun ein neues Projektmitglied dazu kommt, erhöht sich die Zahl der Kommunikationsbeziehungen. Auf wie viel?Interne KommunikationBitte nennen Sie typische Formen der projektinternen Kommunikation.Regeln für den Umgang mit InformationenWelche Regeln sollten für den Umgang mit Informationen diskutiert undfestgelegt werden?2.9. Der Projektstart-Workshop (PSW)Zweck des Projektstart-WorkshopsWelche Zwecke werden mit dem Projektstart-Workshop verfolgt?2.10. Das Kickoff-Meeting: Der offizielle StartZweck des KickoffsWelche Zwecke werden mit dem Kickoff-Meeting verfolgt?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten5
3. Projektplanung3.1. Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspakete (AP)Schritte der ProjektplanungWelche Schritte der Projektplanung lassen sich unterscheiden?Zweck des PSPWorin besteht der Zweck eines Projektstrukturplans? Was ist im Einzelnenbei der Erstellung eines PSP zu tun?Projektstrukturplan. GliederungskriterienNach welchen Kriterien können Projektstrukturpläne gegliedert werden?ArbeitspaketeWas versteht man unter einem Arbeitspaket?3.2. AblaufplanungAufgabe eines AblaufplansWelches ist die wichtigste Aufgabe eines Ablaufplans?Ablaufplan. DarstellungsartenWie lässt sich der Ablaufplan darstellen?3.3. Zeit- und TerminplanungTechniken der TerminplanungWelche Möglichkeiten oder Techniken gibt es für die Terminplanung?VorgängeWas wird unter einem Vorgang verstanden? Welche Typen von Vorgängen kennen Sie?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten6
Gantt-DiagrammWas verstehen Sie unter einem Gantt-Diagramm?Was ist ein Ereignis?Was verstehen Sie unter einem Ereignis und in welchem Zusammenhangstehen sie zu Vorgängen?Netzplantechnik-KonzepteWelche drei Methoden der Netzplantechnik gibt es? Welche sind für diePraxis von Bedeutung?Gantt-Diagramm und NetzplanWas ist ein Gantt-Diagramm? Welche Unterschiede bestehen gegenübereinem Netzplan?Vorwärts- und RückwärtsrechnungWas ist bei der Netzplantechnik mit Vorwärts-, was mit Rückwärtsrechnung gemeint?Zeitpunkte und -dauernWarum ist es wichtig, zwischen Zeitpunkten und Zeitdauern zu unterscheiden?FEZ berechnenAls Dauer wird die Zeitspanne vom Anfang bis zum Ende eines Vorgangsbezeichnet. Wie lässt sich aus einem frühesten Anfangszeitpunkt undgegebener Vorgangsdauer der früheste Endzeitpunkt ermitteln?FEZ und FAZ des NachfolgersWelche Bedeutung hat der früheste Endzeitpunkt (FEZ) eines Vorgangsauf den Beginn eines Nachfolgers (FAZ)?SAZ und SEZ ermittelnWie werden die spätesten Endtermine (SEZ) bzw. Anfangstermine (SAZ)eines Vorgangs ermittelt?IndustriekalenderWelche Funktion hat der Industriekalender?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten7
Freie PufferzeitWas wird aus einer freien Pufferzeit verstanden?GesamtpufferzeitWas verstehen Sie unter einer Gesamtpufferzeit und wie ist sie zu ermitteln?Kritischer PfadWas ist ein kritischer Weg oder ein kritischer Pfad?3.4. RessourcenplanungRessourcenplanung für ein fünfköpfiges TeamIn einem interdisziplinär besetzten 5-köpfigen Team wurde ein Ressourcenbedarf von genau 150 Personentagen für das Projekt ermittelt. Reinrechnerisch ergibt sich daraus eine Projektdauer von 30 Tagen. Bitte erläutern Sie, warum das Projekt voraussichtlich länger dauern wird unddeshalb eine längere Projektdauer eingeplant werden muss.EinsatzmittelWelche Ressourcen- oder Einsatzmittelarten lassen sich unterscheiden?3.5. KostenplanungVoraussetzungen für die KostenplanungWelche Angaben benötigen Sie, um die Projektkosten kalkulieren zu können?KostenartenWas ist eine gängige Gliederung der Projektkosten nach Kostenarten?3.6. Finanz- und BudgetplanungFinanzplanungWelche Aufgabe hat die Finanzplanung?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten8
Zweck der FinanzplanungBitte erläutern Sie, warum man zusätzlich zur Kostenplanung noch eineFinanzplanung in Projekten benötigt.3.7. SchätzmethodenVoraussetzungen für gute SchätzungenBitte erläutern Sie, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen bzw.herzustellen sind, damit bei der Projektplanung verlässliche Schätzungenmöglich sind?Schätzungen verbessernProjektleiter Maier hat die Projektplanung gemacht und dabei die Ressourcen, Kosten und die Termine allein geschätzt. Wie kann er die Qualität seiner Schätzung erhöhen?VergleichsmethodeWas versteht man unter der Vergleichsmethode bei der Projektplanung?KennzahlenmethodeWas versteht man unter Kennzahlenmethode bei der Projektplanung?SchätzklausurBeschreiben Sie bitte stichwortartig die Methode der Schätzklausur (Delphi-Methode).4. Durchführung und Projektcontrolling4.1. Aufgaben in der DurchführungsphaseWas ist Projektcontrolling?Was ist Projektcontrolling und welche Aufgaben umfasst es?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten9
Aufgaben des Projektleiters beim ControllingBeschreiben Sie anhand von Beispielen die Tätigkeiten eines Projektleiters im Rahmen des Projektcontrollings.4.2. Projektcontrolling vorbereitenKritische ArbeitspaketeWelche Arbeitspakete sollten in der Durchführungsphase sehr genau imAuge behalten werden?Bringschuld und HolschuldWas verstehen Sie unter Bringschuld und Holschuld bei Rückmeldungen?4.3. ProjektsteuerungszyklusSteuerungszyklusNennen Sie die 5 Schritte des Projektsteuerungszyklus.Plantreue und WirtschaftlichkeitWie ist es denkbar, dass ein Projekt nicht in der wirtschaftlichsten Weisedurchgeführt wurde, obgleich Kosten und Termine sowie Leistungserbringung eingehalten wurden?Soll-Ist-VergleichWas ist ein Soll-Ist-Vergleich?Ist-Werte erfassenDie Aussagekraft der Vergleiche hängt weitgehend von der korrektenErfassung der Ist-Werte ab. Welche Probleme können bei der Ermittlungder Ist-Werte auftreten?4.4. TerminkontrolleTermine überwachenBitte nennen Sie einige Methoden zur Überwachung von Terminen.Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten10
Meilenstein-TrendanalyseBitte nennen Sie die wesentlichen Schritte für eine MeilensteinTrendanalyse.4.5. KostenkontrolleIst-Kosten eines ProjektsDie Kostensituation eines Projekts zu erfassen ist nicht immer einfach.Bitte nennen Sie einige der Gründe, die dafür verantwortlich sind.Personalkosten zurechnenWelche Schwierigkeiten können sich bei der Zurechnung von Personalkosten auf das Projektbudget ergeben?4.6. LeistungskontrolleKostenüberschreitungWelche Gründe kann eine Kostenüberschreitung haben? Ist Kostenüberschreitung immer Grund zur Besorgnis?Das „90%-Syndrom“Ein Mitarbeiter berichtet, dass der Vorgang, an dem er arbeitet, zu 90%abgeschlossen ist. Was lässt sich daraus schließen?Wichtige Angaben zu den ArbeitspaketenAls Projektleiter, der auch das Controlling macht, benötigen Sie für möglichst realistische Schätzungen Informationen von den jeweiligen Arbeitspaketverantwortlichen. Welche Informationen benötigen Sie im Einzelnen?Kostenverlauf. Beispiel 1Interpretieren Sie das folgende Diagramm in Bezug auf den Stichtag 15.Dez. 2009. Welche Ursachen können für die Abweichung vorliegen?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten11
KostenPlankostenIstkostenStichtagKostenverlauf. Beispiel 2KostenInterpretieren Sie das folgende Diagramm in Bezug auf den Stichtag 15.Dez. 2009. Welche Ursachen können für die Abweichung laufs-DiagrammeZu welchen Fehlschlüssen könnten Kostenverlaufs-Diagramme verleiten?4.7. UrsachenanalyseUrsachen für AbweichungenIm Projektablauf können Abweichungen von den Sollvorgaben auftreten.Sie können auf unterschiedliche Kategorien von Ursachen zurückzuführensein. Nennen Sie drei derartige Kategorien und geben sie jeweils einigeBeispiele.Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten12
Das Ishikawa-DiagrammDas Ursache-Wirkungsdiagramm wird nach ihrem Erfinder auch IshikawaDiagramm bezeichnet. In Form einer Fischgräte lassen sich Problemursachen graphisch strukturieren, in Haupt- und Nebenursachen zerlegen undübersichtlich darstellen. Es ist auch ein Hilfsmittel für die Ursachenanalysefür das Projekt-Controlling. Nennen Sie beispielhaft Kategorien für Fehlerursachen, die für Projekte bedeutsam sind.4.8. SteuerungsmaßnahmenMaßnahmenNehmen wir an, das Projekt sei im Zeitverzug. Welche Maßnahmen könnte der Projektleiter anordnen, um das Projekt zu beschleunigen?Kostenüberschreitungen. Wie reagieren?Wie könnte auf absehbare Kostenüberschreitungen reagiert werden?4.9. Revision der PlanungRevisionWann muss ein Projektleiter seine Projektplanung revidieren?Wer ist bei der Revision einzuschalten?Wenn ein Projektleiter erkennt, dass seine Projektplanung revidiert werden muss, wen sollte er unterrichten?4.10. ProjektdokumentationZwecke der ProjektdokumentationNennen Sie Argumente für die Notwendigkeit einer guten Projektdokumentation.Projektdokumentation und ProjekthandbuchWorin liegt der Unterschied zwischen Projektmanagement-Handbuch,Projekt-Handbuch und Projektdokumentation?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten13
Projektmanagement-HandbuchBeschreiben Sie den Zweck des Projektmanagement-Handbuchs. GebenSie Beispiele für seinen Inhalt.4.11. ProjektberichteBerichtswesen und DokumentationWas verstehen Sie unter Berichtswesen, was unter Dokumentation?BerichtsartenEs gibt drei wichtige Berichtsarten. Zu welchem Anlass und zu welchemZweck werden sie erstellt?Berichte und AuftraggeberAuf welche Weise kann ein Projektleiter sein Berichtswesen im Hinblickauf die Kommunikation mit dem Auftraggeber des Projektes gut gestalten.5. Projektabschluss5.1. Der Projektabschluss wird oft vernachlässigtProjektabschlussEin Projekt sollte mit einer Projektabschlussphase abgeschlossen werden.Warum?5.2. Aufgaben für den ProjektabschlussAufgaben in der PhaseWelche Aufgaben sind in der Projektabschlussphase zu erledigen?ProjektabnahmeBitte skizzieren Sie, was im Einzelnen bei der Abnahme zu tun ist.Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten14
5.3. ProjektabschlusssitzungWarum eine Abschlusssitzung?Was sollten Inhalte der Projektabschlusssitzung sein?5.4. AbschlussfeierWarum eine Abschlussfeier?Welchen Zweck hat eine Abschlussfeier?Helmut Zell. Projektmanagement. 100 Fragen und Antworten15
Lasten- und Pflichtenheft 2 Ziele klären 2 2.3. Projektphasen festlegen. Die Grobplanung 3 Phasenkonzepte 3 Projektphasen - Beispiele 3 2.4. Projektorganisation 3 Projektorganisation ist eine Art von Organisation 3 Grundformen der Projektorganisation 3 Vor- und Nachteile der drei Grundformen
