Transcription
BAB IIITINJAUAN TEORI DAN PRAKTEKTENTANG PROSEDUR PENGADAAN OBAT MEDISPADA RS. ROEMANI MUHAMMADIYAH SEMARANG3.1 Tinjauan Tori3.1.1 Pengertian Sistem dan ProsedurPengertian Sistem dan ProsedurSistem dapat didefinisikan sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuatmenurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan(Mulyadi, 2001:5). Sistem digunakan untuk menangani kegiatan yang terjadiberulang kali atau kegiatan yang terjadi secara rutin. Sebuah sistem terdiri atasbeberapa bagian yang memiliki karakteristik sama dengan induknya. Bagian darisistem semacam ini disebut subsistem yang juga memiliki komponen, proses dantujuan.Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkanbeberapa orang dalam satu depatermen atau lebih, yang dibuat untuk menjaminpenanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang(Mulyadi, 2001:5). Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwasuatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur adalah urutankegiatan klerikal.3.1.1.1 Karakteristik ProsedurKarakteristik prosedur menurut Mulyadi (2008: 8), antara lain:1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik danmenggunakan biaya yang seminimal mungkin.3. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab.21
223.1.2 Pengertian KasKas adalah sesuatu (baik berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersediadengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilainominalnya serta termasuk rekening giro dan uang kas yang ada di perusahaan(Soemarsono, 2014:296). Yang termasuk dalam kas adalah seluruh alatpembayaran yang dapat digunakan dengan segera seperti uang kertas, uang logam,dan saldo rekening giro di bank.Menurut PSAK No 2, setara kas adalah investasi yang sifatnya likuid,berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlahtertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Pada umumnya,hanya investasi dengan jatuh tempo asli tiga bulan atau kurang yang memenhisyarat sebagai setara kas. Deposito yang jatuh temponya kurang atau sama dengantiga bulan dan tidak diperpanjang terus-menerus dapat dikategorikan sebagaisetara kas.Dari pengertian kas tersebut diatas dapat dipakai untuk menentukan apakahsuatu elemen merupakan kas atau bukan. Elemen yang termasuk kas meliputi:1. Kas pada perusahaan ( cash on hand ) yang terdiri atas:a. Uang tunai yaitu uang logam dan kertas yang dimiliki perusahaan.b. Cek yang diterima sebagai alat pembayaran dari pihak lain tetapi olehpusahaan belum diuangkan atau disetor sebagai rekening giro di bank.c. Elemen-elemen lain yang dapat dipersamakan dengan kas.2. Kas di bank ( cash on bank )Kas di bank adalah semua saldo rekening giro di bank yang dimilikiperusahaan dan dapat digunakan setiap saat sebagai alat pembayaran denganmenggunakan cek atau permintaan transfer uang.
233.1.3 Pengertian Pengeluaran KasPengeluaran kas adalah salah satu transaksi yang rutin terjadi dan melibatkanberbagai pihak internal perusahaan atas dasar keperluan perusahaan. Sistempengeluaran kas digunakan oleh perusahaan guna pembiayaan segala kebutuhanatau keperluan perusahaan baik secara rutin maupun insidental, dan dapatmemudahkan bagi pihak-pihak yang bersangkutan. Transaksi pengeluaran kasdicatat melalui formulir elektronik pengeluaran kas berdasarkan bukti-buktitransaksi yang mendukung seperti bukti penerimaan barang, order pembelian danlainnya yang dibukukan oleh komputer melalui jurnal pengeluaran kas.Pengurangan kas yang disebabkan oleh beban usaha seperti bunga, selisih kurslainnya dicatat pada memorial.Dalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang seringterjadi. Menurut Mulyadi (2008:543), pengeluaran kas adalah suatu catatan yangdibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun denganuang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan. Menurut SoemarsoS.R (2009:297), Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkanberkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanyapembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkanberkurangnya kas. Menurut Azhar Susanto (2004:211), pengeluaran kas adalahtransaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo kas tunai dan atau rekeningbank milik perusahaan, baik karena pembelian tunai, pembayaran utang maupunpengeluaran-pengeluaran lainnya.Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalahsuatu hal yang melibatkan catatan-catatan atas transaksi-transaksi yangmengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, dan atau rekening bank milikperusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran utang,pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya.
243.1.3.1Prosedur Pengeluaran KasPada prosedur pengeluaran kas terbagi menjadi beberapa bagian berikut ini:1. Bagian utanga. Menerima faktur pemasok dari bagian pembelian.b. Membuat bukti kas keluar rangkap tiga.c. Membuat register bukti kas keluar berdasarkan bukti kas keluar.d. Mengirim bukti kas keluar lembar ke-3 ke bagian kartu biaya.e. Mengarsipkan sementara bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-2 sesuai urutantanggal.f. Pada saat jatuh tempo, mengirimkan bukti kas keluar lembar ke-1 dan keduasesuai urutan tanggal.2. Bagian kasaa. Menerima bukti kas keluar lembar ke-1, ke-2 dan dokumenpendukunglainnya dari bagian utang.b. Mengisi bek sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti kas keluardan meminta otorisasi dari pejabat yang berwenang.c. Mengirimkan bukti kas keluar lembar ke-1 dan cek ke kreditur.d. Mengirimkan dokumen pendukung dan bukti kas keluar lembar ke-2 kebagian jurnal.3. Bagian kartu biayaa. Menerima bukti kas keluar lembar ke-3 dari bagian utang.b. Mencatat pembayaran biaya ke dalam kartu biaya berdasarkan bukti kaskeluar.c. Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar ke-3 sesuai dengannomor urut.4. Bagian jurnala. Menerima dokumen pendukung dan bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagiankasa.b. Merekap bukti kas keluar lembar ke-2 dalam register cek.
25c. Mengarsipkan secara permanen dokumen pendukung dan bukti kas keluarlembar ke-2 sesuai nomor.3.1.3.2Dokumen yang DigunakanDokumen merupakan suatu dasar atau bukti bahwa telah terjadi suatutransksi. Menurut Mulyadi (2001:510), dokumen yang digunakan dalam sistemakuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:1. Bukti Kas KeluarDokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepadabagian kasir sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disampingitu, dokumen ini berfungsi juga sebagai surat pemberitahuan yang dikirimkepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagipencatatan berkurangnya utang.2. CekMenurut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yangdigunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlahuang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.3. Permintaan cekDokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yangmemerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuatbukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupapembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yangmemerlukan kas menulis pemintaan cek kepada fungsi akuntansi untukkepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuatsebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesarjumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut. Sedangkan dalamtransaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran utangkepada pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, karenasistem pembelian secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen
26pendukung ke tangan bagian utang, sehingga bagian ini memiliki dasaruntuk membuat bukti kas keluar.3.1.3.3Catatan Akuntansi yang DigunakanCatatan akuntansi yang digunakan antara lain meliputi:1. Jurnal Pengeluaran KasDalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untukmencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalampengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagaidasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yangtelah dicap “lunas“ oleh fungsi kas (Mulyadi, 2001:532). Jurnalpengeluaran kas ini digunakan untuk merekam transaksi pengeluaran kasmelaui cek kepada pemasok atau pihak lain pendapat (Abdul Halim danTotok Budi S, 2004:103)2. Register CekDalam pencatatan utang dengan voucher payable system, untukmencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal, yaitu:a. Register bukti kas keluarDigunakan untuk mencatat utang yang timbul.b. Register cekDigunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. Registercek digunkan untuk mecatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkanuntuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain (Mulyadi,2001:513)3.1.3.4Fungsi yang TerkaitUntuk melakukan suatu transaksi pengeluaran kas, diperlukan kerjasamaatau otorisasi dari fungsi yang terkait. Fungsi yang terkait dengan prosedurpengeluaran kas yaitu:
271. Fungsi pengeluaran kasJika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (seperti untuk pembelianjasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutanmengajukan permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepalafungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payablesystem, bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untukmemungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukanoleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (Mulyadi,2001:513).2. Fungsi KasFungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yangmemberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan ceksebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, melakukan verifikasikelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasarpembuatan bukti kas keluar (Mulyadi,2001:513).3.Fungsi akuntansiFungsi akuntansi bertanggung jawab atas:a.Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.b.Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kasatau register cek.c.Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsikas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumentersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukanverifikasi kelengkapan dan keaslian dokumen pendukung yang dipakaisebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Dalam metode pencatatanutang tertentu (full-fledged voucher system), fungsi akuntansi jugabertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluaryang belum dibayar (unpaid voucher file), yang berfungsi sebagaibuku pembantu utang perusahaan (Mulyadi, 2001:514).
284. Fungsi pemeriksaan internFungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab untuk melakukanperhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasilperhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kasdalam buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukanpemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang k(Mulyadi,2001:514)3.1.3.5Bagan Alir Dokumen Sistem Pengeluaran KasPada gambar 1 disajikan bagan aliran dokumen sistem pengeluaran kas dancek dalam voucher payable system-cost basis dimana pencatatan transaksipembelian didasarkan atas bukti kas keluar yang dibuat saat faktur dari pemasokjatuh tempo (Mulyadi, 2001:525).Pada gambar 2 disajikan alir dokumen pengeluaran kas dengan cek dalamvoucher ayable system-accrual basis dimana pencatatan transaksi pembeliandidasarkan bukti kas keluar yang dibuat berdasarkan faktur dari pemasok olehbagian utang dari bagian pembelian (Mulyadi, 2001:526).
29Gambar 3.1: Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dalam voucher payablesystem-cash basis.Bagian UtangBagian KasaKeteranganDP: Dokumen PendukungBKK : Bukti Kas KeluarT: Arsip menurut tanggalN: Arsip menurut nomorBagian Kartu Biaya
30Bagian JurnalKeteranganDP: Dokumen PendukungBKK : Bukti Kas KeluarT: Arsip menurut tanggalN: Arsip menurut nomorSumber: Mulyadi, 2001:525
31Gambar 3.2: Bagan aliran dokumen sistem pengeluaran kas dalam voucher payablesystem-accrual basis.Bagian UtangBagian KasaBagian Kasa Biaya
32Bagian JurnalKeteranganDP: Dokumen PendukungBKK : Bukti Kas KeluarT: Arsip menurut tanggalN: Arsip menurut nomorSumber: Mulyadi, 2001:526
333.1.4 Pengendalian Intern Pengeluaran KasPengendalian internal yang baik dalam sistem kas mensyaratkan agardilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan dengancara sebagai berikut:1.Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang samadengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya.2.Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.3.Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karenyajumlahnya tergolong kecil) dilakukan melaui dana kas kecil yangdiselenggarakan dengan imprest system (Mulyadi, 2001:516-517).Untuk pengendalian intern dalam akuntansi pengeluaran kas dengandirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatandan unsur praktik yang sehat(Mulyadi,2001:517).1.Pengendalian terhadap organisasiStruktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawabfungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakankegiatan utama organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalamorganisasi ini berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:a. Fungsi Penyimpanan Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi.Pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan ini dimaksudkanagar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijaminkeandalannya. Dalam sistem kas, fungsi penyimpanan kas yang dipegangoleh bagian kasa harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi kas yang dapatdipegang oleh bagian jurnal, yang menyelenggarakan register cek atau jurnalpengeluaran kas dan jurnal penerimaan kas. Dengan pemisahan ini, catatanakuntansi yang diselengarakan oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagaipengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi penyimpanan kas.
34b. Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri oleh BagianKasa Sejak Awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan Dari Fungsi lain.Dalam transaksi kas, bagian kas adalah pemegang fungsi penerimaankas, pengeluaran kas dan fungsi penyimpanan kas. Transaksi penerimaan kasdilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas dan fungsiakuntansi. Transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh fungsi pembelian,penerimaan barang, fungsi akuntansi dan fungsi pengeluaran kas. Denganpelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas oleh lebi dari satufungsi ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi yangdicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan keandalannya(Mulyadi, 2001:518-519).2.Sistem otorisasi dan Prosedur pencatatanSetiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memilikiwewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dan prosedurpencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapatdipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasiperusahaan, yang terdiri dari:a. Pengeluaran Kas Harus Mendapat Otorisasi dari pejabat yang Berwenang.Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berwenangdengan menggunakan dokumen bukti kas keluar. Berdasarkan bukti kaskeluar ini kas perusahaan berkurang dan catatan akuntansi diperbarui.b. Pembukuan dan Penutupan Rekening Bank Harus Mendapatkan Persetujuandari Pejabat yang Berwenang.Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkanpersetujuan dari pejabat yang berwenang, hal ini dilakukan dengan maksudmenghindari kemungkinan penyaluran penerimaan kas perusahaan kerekening giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untukkepentingan pribadi karyawan.
35c. Pencatatan dalam Jurnal Pengeluaran Kas ( atau dalam Metode PencatatanTertentu dalam Register Cek ) Harus Didasarkan atas Bukti Kas Keluar yangtelah Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang Berwenang dan yang Dilampiridengan Dokumen Pendukung yang Lengkap.Pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan ke dalamcatatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi olehpejabat berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yanglengkap, yang telah diproses melaui sistem otorisasi yang berlaku(Mulyadi,2001:519)3. Praktik yang sehatPembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang danprosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jikatidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalampelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasidalam menciptakan praktik yang sehat adalah:a. Saldo Kas yang Ada di Tangan Harus Dilindungi dari KemungkinanPencurian atau Penggunaan yang Tidak Semestinya.Saldo kas ini perlu dilindungi dari kemungkinan pencurian dengan caramenyimpan dalam almari besi dan menempatkan kas tersebut di suatu ruanganyang terpisah.b. Dokumen Dasar dan Dokumen Pendukung Transaksi Pengeluaran Kas HarusDibubuhi Cap “lunas” oleh Bagian Kasa Setelah Transaksi Pengeluaran KasDilakukan.Hal ini dilakukan untuk menghindari penggunaan dokumen pendukunglebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.c. Pengunaan Rekening Koran Bank ( Bank Statement), yang MerupakanInformasi dari Pihak Ketiga, untuk Mengecek Ketelitian Catatan Kas olehFungsi yang Tidak Terlibat dalam Pencatatan dan Pemyimpanan Kas.
36Rekening koran bank yang diterima secara periodik oleh perusahaandigunakan untuk mengecek ketelitian register cek dan jurnal penerimaan kasdalam kegiatan yang disebut rekonsiliasi bank. Pengendalian internmengwajibkan rekonsiliasi bank ini dilakukan oleh fungsi pemeriksaaninternal (intern audit function) yang merupakan pihak yang tidakmenyelenggarakan catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas.d. Semua Pengeluaran Kas Harus Dilakukan Dengan Cek atas Nama PerusahaanPenerima Pembayaran atau dengan Pemindahbukuan.Hal ini dilakukan agar perusahaan memperoleh kepastian bahwa kas yangdikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju (tidak ke tangan pribadi penagihatau karyawan perusahaan penerima).e. Jika Pengeluaran Kas Hanya Menyangkut Jumlah yang kecil, yangAkuntansinya Diselenggarakan dengan imprest System.Pengeluaran yang relatif kecil dibayar dengan adanya kas kecil. Hal inidilakukan agar lebih ekonomis bila dibayar dengan cekf. Secara Periodik Diadakan Pencocokan Jumlah Fisik yang Ada di Tangandengan Jumlah Kas Menurut Catatan.Hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan perusahaan menggunakankesempatan penyelewengan penggunaan kas. Perhitungan fisik kas dilakukanterhadap jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana kas kecil yangada di tangan perusahaan pada saat tertentu.g. Kas yang Ada di Tangan (Cash in Safe) dan kas yang Ada di perjalanan (Cashin Transit) Diasuransikan dari Kerugian.Jika kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan jumlahnyarelatif besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian yang besar jikaterjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup asuransiuntuk menghindari resiko kerugian tersebut.
37h. Kasir Diasuransikan (Fidelity Bond Insurance).Untuk menghindari kerugian akibat peyelewengan kas yang dilakukanoleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpanan kas, karyawantersebut perlu diasuransikan. Fiddelity bond insurance menjamin penggantianatas kerugian yang timbul sebagai akibat peyelewengan yang dilakukan olehkasir.i. Kasir Dilengkapi dengan Alat-alat yang Mencegah Terjadinya PencurianTerhadap Kas yang Ada di Tangan (Misalnya Mesin Register Kas, AlmariBesi).Untuk menjaga fisik kas yang ada di tangan, bagian kasa harus diberiperlengkapan yang memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkanbagian kasa dalam suatu ruangan yang tidak setiap karyawan diperkenankanmelakukan askes ke dalam, tanpa ijin dari pejabat yang berwenang.j. Semua Nomer Cek Harus Dipertanggugjawabkan oleh Bagian Kasa.Karena bagan ini bertugas mengisi cek (berdasarkan bukti kas keluaryang diterbitkan oleh fungsi pencatat uang) dan memintakan otorisasi atas cektersebut (Mulyadi,2001:519-521).Menurut Abdul Halim dan Totok Budi S (2004:122), pengendalian internyang dapat dilakukan untuk prosedur pengeluaran kas adalah:a. Pengunaan cek bernomor urut.b. giriman atau penyerahan cek kepada pemasok.c. Cek yang diserahkan harus berisi jumlah rupiah yang sesuai danharus dicegah penandatanganan dan penyerahan cek yang tidakmenyebutkna jumlah rupiah.d. Pengecekan independent terhadap persetujuan total cek yangdikeluarkan dengan sekumpulan Voucher yang diproses untukpembayaran.
38e. Voucher dan dokumen pendukungnya dicap atau ditandai saat cekditandatangani.f. Penandatangan cek yang berwenang harus memastikan bahwa tiaptiap cek sesuai voucher baik dalam nama, maupun jumlah uang yangharus dibayarkan.g. Pengecekan independent oleh supervisor akunting ata kesesuainjumlah yang dijurnal dan diposting dengan ringkasan cek yangditerima dari bagian keuangan.3.1.5 Pengertian Obat MedisObat medis adalah obat modern yang dibuat dari bahan sintetik atau bahanalam yang diolah secara modern dan digunakan serta diresepkan dokter dankalangan medis untuk mengobati penyakit tertentu. Obat medis yang bisadiresepkan mempunyai kekuatan ilmiah karena sudah melalui uji klinis yangdilakukan bertahun-tahun. Sebagian besar obat medis yang beredar di Indonesiadan diresepkan berasal dari negara-negara barat dan dipatenkan. Meski begitu efeksamping dari obat-obat modern yang sudah diuji klinis tetap ada karena daya tahantubuh dan kondisi kesehatan masing-masing orang tidak sama.
393.2 Tinjauan Praktek3.2.1 Deskripsi Prosedur Pengeluaran KasProsedur Pengeluaran Kas adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh bagiankasir untuk pengeluaran uang yang sesuai dengan bukti-bukti yang diterapkanoleh Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang melalui proses pengajuanke direktur.3.2.2 Deskripsi Pengadaan Obat medisObat adalah salah satu bagian utama persediaan gudang medis yangdigunakan dalam kegiatan operasional Rumah Sakit Roemani MuhammadiyahSemarang. Transaksi pengadaan obat selalu dilakukan untuk menjaga agarpersediaan obat di Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang selaluterpenuhi. Pengadaan obat medis pada Rumah Sakit Roemani MuhammadiyahSemarang dilakukan dengan melalui beberapa prosedur yang telah diterapkan olehRumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang.3.2.3 Dokumen-dokumen yang DigunakanDokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas untukpengadaan obat medis pada Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarangadalah sebagai berikut:1. Bukti Kas KeluarBukti kas keluar adalah bukti tertulis yang digunakan sebagai buktipembayaran yang dilakukan oleh fungsi keuangan kepada supplier.2. CekCek digunakan didalam pengeluaran kas dengan memerintahkan bankuntuk melakukan pembayaran kepada supplier.3.2.4 Catatan Akuntansi yang DigunakanDalam pelaksanaan kegiatan pengeluaran kas pada Rumah Sakit RoemaniMuhammadiyah Semarang tidak lepas dari catatan akuntansi yang digunakandalam prosedur yang dijalankannya, catatan yang diperlukan antara lain:
401. Jurnal Pengeluaran KasJurnal Pengeluaran Kas diperlukan untuk mencatat seluruh pengeluarankas yang berkaitan dengan pembelian obat medis.2. InvoiceDokumen yang digunakan sebagai bukti pengeluaran kas kepada supplierobat medis.3. Kartu hutangBukti adanya hutang rumah sakit kepada pihak supplier.3.2.5 Fungsi yang TerkaitFungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur pengeluaran kas untuk pengadaanobat medis pada Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah, antara lain:1. Fungsi GudangFungsi gudang medis bertanggungjawab untuk kelancaran, keakuratanjenis, dan jumlah penerimaan, penyimpanan obat, dan alat kesehatan digudang farmasi. Selain itu, fungsi gudang medis untuk menerima, menyimpanobat, dan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas obatyang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.2. Fungsi PembelianFungsi Pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasimengenai harga dari pemasok dan membuat order pembelian kepada pemasokyang dipilih.3. Fungsi AkuntansiFungsi ini bertanggung jawab mencatat utang dan mencatat harga pokokpersediaan.4. Fungsi PajakFungsi ini bertanggung jawab menginput faktur pajak.5. Fungsi KeuanganFungsi keuangan bertanggung jawab dalam mengelola keuangan rumahsakit.
416. Fungsi KasFungsi ini bertanggung jawab atas pengeluaran kas.3.2.6 Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Prosedur Pengeluaran ammadiyah SemarangBagan alir prosedur pengeluaran kas untuk pengadaan obat medis padaRumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang dapat dilihat pada gambar 3.3Gambar 3.3 Bagan Alir Prosedur Pengeluaran Kas untuk Pengadaan Obat Medispada Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang.Bagian Gudang
42Bagian PembelianKeterangan:SPP : Surat Permintaan PembelianSOP : Surat Order PembelianBagian Akuntansi
43Bagian PajakBagian KeuanganBagian KasirKeterangan:SPP : Surat Permintaan PembelianSOP : Surat Order PembelianSPH : Surat Pengakuan HutangSumber: Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang.
443.2.7 Penjelasan Bagan Alir Prosedur Pengeluaran Kas untuk Pengadaan ObatMedis pada Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah SemarangBagan Alir Prosedur Pengeluaran Kas untuk Pengadaan Obat Medis padaRumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarang terdiri dari bagian gudang, bagianpembelian, bagian akuntansi, bagian pajak, bagian keuangan, bagian kasir1.Bagian GudangBagian Gudang memulai mengecek stok barang, jika terjadi minim stokmaka bagian gudang melakukan pengajuan pengadaan barang dengan membuatSPP (surat permintaan pembelian) lembar pertama dan lembar kedua, lembarpertama di arsipkan berdasarkan number sedangkan SPP lembar keduadidistribusikan ke bagian pembelian.2.Bagian PembelianBagian Pembelian menerima SPP lembar kedua dari bagian gudang untukditinjaklanjuti dengan mencari supplier dan menentukan supplier, setelahmendapat supplier mengajukan permintaan dengan membuat order pesanan yangmenghasilkan SOP (surat order pembelian) lima lembar, lembar pertama dankedua diserahkan kepada supplier sedangkan lembar ketiga didistribusikan kebagian gudang, lembar keempat didistribusikan ke bagian keuangan, lembarkelima diarsipkan berdasarkan number, setelah itu bagian pembelian menerimafaktur dan invoice dari supplier berupa SOP lembar pertama dan lembar kedua,SOP lembar pertama diarsipkan berdasarkan number, SOP lembar keduadidistribusikan ke bagian gudang.3.Bagian GudangBagian Gudang menerima SOP dari bagian pembelian dan diarsipkanberdasarkan number bersamaan dengan SPP lembar pertama.4.Bagian GudangBagian Gudang menerima SOP lembar kedua, invoice lembar pertiama,faktur lembar pertama, faktur lembar kedua, dan faktur lembar ketiga dari bagianpembelian yang diterima dari supplier bersamaan dengan barang agar pihak
45gudang bisa mencocokan barang yang telah dipesan, setelah ada kecocokan barangdan jumlah pesanan SOP lembar kedua, invoice lembar pertama, faktur lembarpertama, faktur lembar kedua didistribusikan kebagian akuntansi, sedangka fakturlembar ketiga diarsipkan berdasarkan numbering.5.Bagian AkuntansiBagian Akuntansi menerima SOP lembar kedua, invoice lembar pertama,faktur lembar pertama, faktur lembar kedua dari bagian pembelian dan melakukanpengecekan kelengkapan dokumen dan melakukan verifikasi, setelah dokumenterverifikasi, bagian akuntansi mengakui sebagai hutang lalu membuat SPH (suratpengakuan hutang), SPH dan invoice didistribuskan ke bagian keuangan, SOPlembar kedua dan faktur lembar pertama diarsipkan berdasarkan number,sedangkan faktur lembar kedua didistribusikan ke bagian pajak.6.Bagian PajakBagian Pajak menerima faktur lembar kedua dari bagian akuntansi untukmelakuakan penginputan dengan eFaktur.7.Bagian KeuanganBagian Keuangan menerima SOP lembar kedua dari bagain pembeilanbersamaan denganitu bagian keuangan menerima invoice dan SPH dari bagainakuntansi guna memverifikasi SOP dan invoice lalu melakukan pengajuan keDirektur untuk persetujuan pengeluaran kas dan membuat BKK (bukti kas keluar)dua lembar, lembar pertama didistribusikan kebagian kasir dan BKK lembar keduadiarsipkan berdasarkan number.8.Bagian KasirBagian Kasir menerima BKK lembar pertama dari bagian keuangan danmelakukan pengeluaran uang kepada supplier lalu membuat rekapitulasipengeluaran dan selesai.
463.2.8 Jurnal yang Berkaitan PersediaanxxxUtang dagang xxx Utang dagangxxxxKas3.2.9xxxxSistem Pengendalian InternSistem pengendalian intern dalam prosedur pengeluaran kas pada RumahSakit Roemani Muhammadiyah Semarang adalah:1. Struktur Organisasia. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi gudang medis.b. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi.c. Fungsi Kasir terpisah dengan fungsi keuangan.d. Fungsi Keuangan terpisah dari fungsi akuntansi.e. Transaksi pembelian pada Rumah Sakit Roemani Muhammadiyah Semarangdilaksanakan fungsi gudang medis, fungsi pembelian, fungsi akuntansi, fungsipajak, fungsi keuangan dan fungsi kas.f. Tidak ada bagian yang diberi tanggung jawab melaksanakan semua tahapakuntansi.g. Adanya penjelasan secara tegas untuk masing-masing fungsi dalammelaksanakan tugas.2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatana. Pengeluaran kas diotorisasi oleh fungsi keuangan.b. Semua pengajuan kasir, kepala keuangan, manajer keuangan dan wakilkepada direktur keuangan.c. Pencatatan dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yangbersangkutan.d. Pencatatan ke dalam catatan utang dilakukan oleh fungsi keuangan.
473. Praktek yang Sehata. Transaksi yang terjadi dibuat secara terperinci oleh fungsi keuangan.b. Pembubuhan tanda tangan pada dokumen-dokumen yang digunakan dalampengeluaran kas oleh bagian-bagian yang bertanggung jawab atas transaksipembayaran.c. Penggunaan nomor urut dalam surat pesanan yang digunakan dalam semuatransaksi pembelian.d. Secara periodik fungsi keuangan melaporkan posisi keuangan dan saldo kaskepda direktur keuangan dan direktur umum Rumah Sakit RoemaniMuhammadiyah Semarang.4. Mutu Karyawan yang Se
bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis pemintaan cek kepada fungsi akuntansi untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah .
